V Jornadas de Protocolo de Yecla.

Del 20 al 23 de Mayo se celebraron las V Jornadas de Protocolo de Yecla, organizadas por la Concejalía de Comunicación del Ayuntamiento, con la colaboración de la Delegación AEP Región de Murcia y la Feria del Mueble. Destacados profesionales nos mostraron como utilizar el protocolo y la comunicación, dos grandes herramientas. Disciplinas que nos ayudan a mostrar cómo es nuestra empresa o institución, y a ubicarla donde realmente se merece. Os dejo una breve pincelada de lo que escuchamos durante estas amenas e instructivas cuatro tardes. 

Alfredo Rodríguez Gómez .

Profesor asociado de la Universidad Camilo José Cela de Madrid.

 

“El ordenamiento de las autoridades tiene un por qué, está establecido en el Real Decreto. Un Real Decreto antiquísimo que se ha quedado obsoleto, pero es el que tenemos. Un acto lo preside quien lo organiza, sea quien sea. Si el anfitrión no ostenta la presidencia ocupa un lugar inmediato. Las presidencias según el Real Decreto se ordenan en alternancia. El centro es el importante, derecha e izquierda, por conveniencia, según como queramos que salga la foto. En el caso de personas del mismo rango y orden de precedencia, prevalece la propia residencia”.

“La Bandera de España es un símbolo, y como tal símbolo tiene muchos usos. Se usa para crear y generar unión, y también para crear polémica. Debemos utilizarla siempre con máximo respeto y un uso cuidadoso. No es un elemento decorativo. No siempre es necesaria. La bandera no tiene por qué estar hasta en la sopa”.

 “Hay una serie de normas que conviene consultarlas, que no son matemáticas. Aquí no se aplican las ciencias. Ni tampoco que delante de ti voy yo. Hay que buscar fórmulas imaginativas. Estas tres figuras aparecen siempre en todos los actos que organicemos, desde los más sencillos, como por ejemplo un cumpleaños. Son tres elementos que tenemos que saber situar muy bien. Porque todo tiene un mensaje. Todo comunica.

El anfitrión organiza, convoca e invita. Le corresponde presidir. Puede decidir si cede o no la presidencia. Al invitado de honor hay que atenderle siempre con excelencia, y sino mejor no lo invitamos. En la presidencia tienen que estar los que tienen que estar. Si está todo el mundo desvirtuamos. Cuanto más pequeña sea la presidencia mejor. Lo ideal que sea de tres. Las presidencias hay que pensarlas y producirlas muy bien. Transmitimos un mensaje. Comunicamos. Debe estar decorada y producida de una forma especial, sobre tarima elevada. La presidencia es la cara pública que sale en la foto”.

“En la presidencia no es imprescindible colocar tras ella banderas. En un acto empresarial yo nunca las pondría. Cuando las pongamos hagámoslo bien y traslademos una buena imagen, no la de desidia y mala organización. Tenemos que prestar mucha atención al espacio, y a la decoración que utilizamos en nuestra presidencia. En una mesa donde se van a producir discursos, por ejemplo, sobran las flores. Cuidado con la publicidad de las botellas de agua, mejor colocar jarritas. Atención a los cables de los micrófonos. Cuidemos la trasera de la presidencia. Una presidencia sin mesa puede resultar muy complicada e incómoda. Pensemos, por ejemplo, en una mujer que viste falda. 

Debemos prestar también mucha atención con las etiquetas que se colocan en el suelo, para que los que tengan que salir en la foto se coloquen adecuadamente. En demasiadas ocasiones esas etiquetas quedan visibles, gran error. Pensemos siempre que los momentos foto son fundamentales. Van a decir mucho de nosotros”.

Mª José Cerdá Bertomeu

Profesora asociada de la Universidad Miguel Hernández de Elche.

"Un evento vive y se justifica porque hay unos públicos. Son los públicos los que dan significado al evento. El evento hace dialogar a unos públicos con otros. Los públicos son creativos y dotan al evento de significados, surgen vivencias que no están planificadas. Nada sustituye a las experiencias y a la comunicación en vivo que se experimenta en un evento. Nada comunica más que una experiencia. La experiencia hace que la tasa de recuerdo de lo que estamos viviendo sea mucho más potente. Organizar un evento es mucho más que colocar una moqueta, o colocar una presidencia. Es pensar que promesa de valor voy a lanzar a un público en el espacio escogido. No hay que confundir nunca medios con fines. Hay que ir más allá y pensar en los fines. Los eventos son experiencias que contribuyen a la vinculación emocional de los públicos con la marca. Las marcas son promesas, dicen cosas, tienen un discurso. El principal problema que mata a una marca es la incongruencia”.

“Los eventos pueden ser herramientas de comunicación, y también de marketing para generar marca territorial. Necesitamos fortalecer la identidad social de los territorios. Los territorios si no tienen una autoestima colectiva no pueden competir en una sociedad global. Hoy nuestro mercado es el mundo.

Si un evento no tiene legado no vale para nada. Puede ser motor del desarrollo de una marca, o quedar sólo en meros fuegos artificiales. No medimos el evento por lo bonito que nos ha quedado, sino por su repercusión. Siempre hay un objetivo detrás. Un mensaje que transmitir. Un cambio que generar.

Un organizador de eventos tiene que saber dar forma a la palabra, al mensaje oral. Y también dominar el mensaje no verbal.

A veces para generar experiencias es mejor mirar a nuestra propia identidad, que fijarnos en lo que todo el mundo hace. Hay que evitar repetir experiencias idénticas. Debemos tener un enfoque integrador.

Las empresas están comunicando actualmente de forma muy distinta a como lo hacían antes. Las marcas apuestan por generar experiencias de contacto con sus públicos, utilizando novedosas herramientas de comunicación, como el Street Marketing y el Marketing Online”.

 

Fernando Martín Martín.

Profesor Titular de Comunicación Empresarial e Institucional

en la Universidad CEU San Pablo.

“En los años 80 o 90 los gabinetes de prensa eran un desastre, como primos hermanos mal avenidos, apenas mantenían relación con los departamentos de relaciones públicas, financiero jurídico o de marketing. Afortunadamente esto ha cambiado. En comunicación hay que saber de todo. Es un deber. Necesitamos conocimientos de alta tecnología y estrategias de comunicación. Tenemos que analizar a nuestra competencia y no copiarla nunca. Analizar sus errores, para no cometerlos y posicionarnos. Tienes que saber dialogar con todos los departamentos y mantener unas relaciones excepcionales. Hacer lo que dices. En comunicación interna si vas convenciendo, poco a poco, a cada uno de los mandos intermedios los vas acercando. Somos importantes porque estamos jugando con la identidad y la imagen de una persona, empresa o institución. Hay que apoyar con ética y profesionalidad al negocio”.

“Hay que conocer muy bien el entorno donde te mueves, el sector, las tendencias. Un profesional de la comunicación nunca se aburre, nunca deja de observar, de escuchar, no de cotillear. Las circunstancias es el mercado que te rodea, cuando lo conoces te posicionas. En comunicación, protocolo, eventos hay que trabajar siempre en equipo. El Departamento de Comunicación es el reflejo social de una empresa, institución, asociación. Da a conocer a sus públicos-grupos de interés lo que es, hace y quiere conseguir la organización anualmente”.

 “La comunicación, el protocolo, los eventos dan a conocer a públicos-grupos de interés qué es, hace y quiere conseguir tú organización. El departamento de comunicación siempre resulta más rentable que la agencia. En una agencia, siempre pueden surgir más problemas de filtraciones. Contamos actualmente con 7.000 departamentos de comunicación y 265 agencias de comunicación.

En comunicación, protocolo y eventos hay que ser ético y profesional, y no meterse a hacer nunca lo que no se sabe.

Todo medio de comunicación tiene que entender que el departamento de comunicación es el enlace, gestor y editor, entre la fuente de la noticia y los públicos de interés. Conviene cuidar que los medios de comunicación no mezclen nunca información y publicidad.

Con los medios de comunicación hay que mantener relaciones personales y eficaces, valorando como mediadores sociales que son: profesionalidad, tendencias, tiempos de cierre, falta de tiempo, medios técnicos. Permanente disponibilidad a sus demandas informativas”. 

Mariola Contreras Hernández.

Secretaria Delegación AEP Región de Murcia.

“Casi todo el mundo tiene su propia definición de protocolo. Yo lo definiría como el hacer bien las cosas. Con entrega, profesionalidad, flexibilidad. El protocolo puede y debe ser imaginativo. En organización de eventos hay que entregarse. Se deja mucho de uno mismo. Los eventos culturales son actividades que estimulan la proyección de las instituciones, asociaciones o empresas que los organizan.

Al organizar un evento lo primero que tenemos que plantearnos es qué queremos comunicar. Todo comunica. La decoración, los colores, los gestos. Cualquier acto que organicemos necesita de una planificación previa. Imprescindible elaborar un cronograma. Y facilitar a la persona que va a presidir nuestro acto un guión del mismo.

Nunca olvidemos contratar un seguro de responsabilidad civil.

Cuando entreguemos regalos institucionales o de empresa debemos pensarlo muy bien. Tiene más importancia de lo que pensamos, dice mucho de nosotros. El regalo es un reconocimiento, una forma de agasajar, de agradecer. Debe hacer alusión a la historia y cultura del municipio o la empresa”.

“Te reciben como te presentas y te despiden como te comportas”. Francisco de Quevedo.

Margarita Martínez Mechó.

 Socia Delegación AEP Región de Murcia.

“El protocolo en organización de eventos es un arte al alcance de todos, porque lo practicamos todos los días, aunque no seamos conscientes de ello. Es una estrategia de comunicación encargada de propiciar paz, transparencia y excelencia en la organización del evento. Protocolo en eventos es cooperación, disciplina, cumplimiento, innovación, creatividad, compromiso. Saber ser, estar y hacer.

El evento ofrece proyección, notoriedad. Con el podemos diferenciarnos, destacar. No copiemos jamás. Hay que analizar muy bien a nuestros invitados a nuestro público, porque sus intereses y necesidades son muy diferentes. Tenemos que considerar a los medios de comunicación como aliados, amigos, debemos facilitarles su trabajo.

Cuando hablamos de marca, marca Yecla, no solo pensemos en nuestras autoridades, en nuestros representantes, pensemos que somos todos. Nuestro comportamiento, nuestra forma de proceder dice mucho de nosotros. Al hablar de marca debemos analizar nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades”.