El Protocolo como herramienta de Marketing y Comunicación en Instituciones

Hace unos días, el 14 de marzo, asistí al taller sobre protocolo “El Protocolo como herramienta de Marketing y Comunicación en Instituciones” impartido por Justo Figueroa, Jefe de Protocolo del Gabinet de la Conselleria de Sanitad Universal i Salut Pública de la Generalitad Valenciana, en el Instituto Mediterráneo Estudios de Protocolo, IMEP (Alicante)


En el taller, muy práctico, visual y ameno, Justo Figueroa mostró a los alumnos la capacidad que tienen los eventos y el protocolo como estrategia de comunicación y marketing, para potenciar, fidelizar y aportar valor a la imagen de una institución o empresa. Los eventos bien diseñados generan sensaciones, emociones y experiencias. Los actos son comunicación en vivo que aporta rentabilidad y prestigio. Una oportunidad extraordinaria, la clave, a la hora de diferenciarse frente al resto. 

Aporto una breve pincelada.

“El protocolo está al servicio de las instituciones, de las empresas y, en definitiva, de las personas”.

“El protocolo y el ceremonial deben evolucionar. Las reglas dejan de ser válidas y aplicables. Lo que años atrás nos servía hoy ya resulta obsoleto”.

“El responsable de protocolo tiene que hacer bien su trabajo porque está representando a la institución, y la institución está al servicio del ciudadano. Aunque ahora, lamentablemente, se está perdiendo el valor de la institución”.

“El protocolo no es cuadriculado, se puede modular según el acto. Pero resulta imprescindible conocer muy bien la base, las normas, las reglas, el ceremonial. Si las controlo las puedo vulnerar si la ocasión lo permite o conviene”.

“El profesional de protocolo debe contar con conocimientos de RRPP, publicidad, marketing, protocolo, ceremonial y ciencias auxiliares. Necesita estudios específicos que tendrá que saber aplicar con criterio propio”.

“En su trabajo, el profesional de protocolo gestiona los deseos de las personas para las que trabaja. Interpreta y aplica, y/o administra. Su trabajo ha de seguir una línea uniforme”.

“En protocolo y organización de eventos hay que tener muy claro el objetivo a conseguir. Hay que saber administrar muy bien los egos y vanidades, porque a la mínima te montan un pollo”.

“El jefe de protocolo nunca es protagonista de nada. No tiene que salir en la foto. Debe limitarse a ejecutar bien su trabajo. Debe ser empático, educado y saber escuchar”.

“Esencialmente las reglas de organización y ordenación de los actos privados o de empresa son las mismas que para las instituciones”.

“La terminología significa a veces cosas diferentes en un ámbito institucional público y en uno privado, por lo que podemos hablar de protocolo institucional, privado o de empresa”.

 

“Cuando una persona es invitada a un acto espera un orden, necesita y requiere saber dónde situarse, en qué va a consistir el acto, si tiene o no que intervenir en el mismo etc.”

“El concepto de etiqueta es muy amplio. No solo se refiere al atuendo, es imagen, comportamiento”.

“En los actos institucionales la precedencia está reglamentada, en los ámbitos no oficiales es interna y representativa”.

“Cuando se organiza un acto lo primero siempre es definir la filosofía del mismo y los objetivos. Hay que conjugar muchos elementos. Un presupuesto, planificación y programa, invitaciones, documentación, cartelería. La atención a los invitados. Logística, tiempos, ensayo, medios de comunicación, seguridad. Evaluación y resultados, entre otros”.

“Según sea el tipo de acto, el desarrollo del mismo varía pero, por lo general, la estructura del mismo pasa por siete partes. Recibimiento de los invitados, ordenación de los asistentes, explicación de los objetivos del acto (y visita si procede), ejecución del hecho que lo motiva, parlamento del organizador e invitado de honor, encuentro entre organizadores e invitados y despedida”.

“Cuando organizamos eventos no podemos encorsetarnos. Si todas las presentaciones son siempre iguales, tengo un problema. Un acto siempre tiene que aportar algo. Si el acto no transmite, mal vamos”.

“Todo acto tiene un objetivo, un sentido. La gente tiene que entender bien de qué va el acto. Hay que saber diseñar, gestionar, controlar y difundir bien el mensaje”.

                                                                                                                        

“Cuando analizamos las fotografías de un evento, a veces, a simple vista, no entendemos de qué va. Los organizadores no han sabido reflejar, plasmar, la imagen que corresponde a lo que hace esa empresa, entidad o asociación. Qué hacemos, le ponemos un subtítulo a la fotos”.

“En ocasiones en los actos de empresa se comete el error de coger elementos del protocolo institucional que no le son válidos. Por ejemplo, enviar un saluda a los invitados”.

En un saluda nunca se pone: “tiene el gusto”, “tiene el placer”. Lo correcto es: “se complace”, “tiene el honor”. Y siempre en singular, “de invitarle, porque te diriges a un particular”.

El profesional de protocolo debe disponer de una buena base de datos actualizada. Si se invita a la pareja lo correcto es poner el nombre y apellidos de esa persona. Nada de “y acompañante, “y señora”.