III Foro profesional de Protocolo y Organización de Eventos

 

Los días 24 y 25 de marzo se celebró el III Foro profesional de Protocolo y Organización de Eventos, organizado por la Delegación de Murcia de la Asociación Española de Protocolo, AEP, y la Universidad Católica San Antonio de Murcia, UCAM.

El encuentro además de ofrecer contenido de calidad, nos permitió reencontrarnos con grandes profesionales y amigos del mundo del protocolo. En mi caso además me rescató durante unas horas, gracias al apoyo de mis hermanas, de una situación familiar un tanto delicada. Aunque no estoy muy centrada, no me da la vida, comparto unas pinceladas de lo que escuchamos.

 

 

“Organización de la Gala de la Guía Michelin España y Portugal”. Miguel Pereda Rivera. Sales and Marketing Director Spain and Portugal Michelin. Y Pedro Márquez Moreno. Socio Fundador de MDAEVENTOS.

“La Gala Michelin se inventó en España para lanzar un mensaje de emotividad y prestigio. El impacto de este evento reporta más de treinta millones de euros”.

“Un organizador de eventos si no hace suyo el reto del cliente, mal vamos”. Cliente y proveedor tienen que trabajar en equipo”.

“El trabajo para organizar la Gala Michelin es muy duro y satisfactorio. Se dedican diez meses a ello, trabajando de veinte a treinta personas”.

“El trabajo de diez meses se visualiza en cuatro horas”.

“En un evento la seguridad es importantísima. Hay que prever cualquier situación. El organizador de eventos tiene que trabajar con mucho rigor y profesionalidad”.

“La Gala Michelin la ven más de 85.000 personas por YouTube. Acreditamos a más de 120 periodistas. Se da de cenar a 700 personas. Imaginar el tema de alergias e intolerancias, y la logística”.

“La Gala Michelin es un evento espectacular e inolvidable. Es posible por el trabajo de un gran equipo, más de doscientos profesionales de distintas disciplinas”. 

 

“Metaverso y el futuro de los eventos inmersivos". Andrés Pedreño Rosique. Departamento Multimedia y Experiencia de Usuario UCAM.

“La pandemia nos marcó un reto respecto a contenidos digitales. No hemos llegado a la cumbre de la comunicación humana. El mundo es en 3D gracias a la suma de las tecnologías”.

“La idea es que todo el mundo tenga acceso a unas gafas, cuando sean más accesibles. Igual que hoy prácticamente todos tenemos un ordenador. Se aprende muy rápido”.

“Las gafas cuestan de 450 a 1200 euros. Cierto es que hay que perfilar mucho las cuestiones legales y de seguridad. El metaverso nos trae muchas posibilidades a nivel profesional”. 

 

 

“Eventos Gastronómicos”. Freddy Salmerón. Delegado Provincial de la Asociación Eurotoques Murcia.

“La solidaridad no es un negocio, hay que hacerlo por vocación. Llevamos diecinueve cocidos solidarios. Necesitamos un operativo muy especial. Hay que concienciar para que nadie tire comida en casa”.

Marilis Estéril. Nutricionista, Dietista y Coach Nutricional.

“Tenemos un problema grave con la alimentación, y mucho desconocimiento respecto a intolerancias y alergias. Se están consumiendo cada vez más ultraprocesados, grasas y azúcares. Tenemos que hacer catering saludables en los eventos. La comida influye en el ánimo y la atención”.

Sergio Gallego. Director del Congreso Región de Murcia Gatronómica.

“Para organizar un evento gastronómico se precisa inspiración, documentación, socios, contenido, comunicación y saber delegar”.

“En organización de eventos hay que tener capacidad de solucionar o minimizar problemas. Hay que saber mantener la calma”.

 

 

“Protocolo, producción y catering de los Premios Goya 2023”. Carlos Fuente Lafuente. Experto en Protocolo y Organización de Eventos.

“El evento de los Premio Goya marca una ciudad. Tienen que celebrarse más eventos y actos que la propia ceremonia. La ciudad aporta dos millones de euros de los casi siete que cuesta”.

“Se ejecuta un protocolo exclusivo, de equilibrio comunicacional. Siempre preside el presidente de la Academia, nunca cede la presidencia”.

“En los Goya trabajan, de distintas disciplinas, dos mil personas. En protocolo general, quinientas. Las invitaciones se envían con un mes de antelación. La negociación del lugar donde se celebra la gala es muy larga”.

“Se trabaja con protocolo de acreditaciones para el público que asiste a la ceremonia, todos llevan pulseras con un código de colores, que da acceso o limitas zonas”.

 

“Al mundo del cine le gusta mucho subir escaleras, parece que lo llevan en el ADN, no les agrada la rampa de acceso al escenario. El momento foto oficial resulta difícil, hay argumentos para todo, toca limar asperezas”.

“Todos los artistas e invitados vip acceden por una zona, llegan en coches patrocinados. Para ellos es un momento muy importante. Las autoridades son recibidas por el presidente de la Academia”.

“Las negociaciones con las autoridades son duras. Los ministros van por su orden, se usaron comodines. Arte para convencer y lidiar asperezas. Una barbaridad tener a medio Gobierno”.

“Propones un protocolo oficial que se adapta a las necesidades específicas del evento, en este caso cultural. Con muchos intereses contrapuestos. En la gala lo más importante son los artistas. En los últimos diez minutos sientas a mil personas”.

“Se contratan dos trenes enteros para invitados. El catering, muy tematizado. Platos que representan a toda la Comunidad Autónoma de Andalucía. Complicado servir platos fríos y calientes para casi tres mil personas. Nunca se sabe cuándo acaba la gala”.

“La formación en acoso y agresiones sexuales en eventos la imparten, durante una semana, psicólogos y policía especializada en el tema”. 

 

 

“Protocolo deportivo: criterios, curiosidades y anécdotas”. Juan Manuel Jiménez Sánchez. Especialista en Protocolo y Organización de Eventos Deportivos.

 “El evento es la mesa, el tablero. Objetivo, presupuesto, tiempo de ejecución etc. Las patas serían el protocolo, marketing, seguridad…”

“El evento deportivo tiene que ser apoyado por la ciudad, porque el evento repercute y aporta a la misma. En todo evento muchas veces falta comunicación interna y tiempo, hay que saber organizarse muy bien”.

“En eventos deportivos hay muchos espectadores, pueden surgir problemas de acceso y seguridad. Falta normativa protocolaria. Demasiado politiqueo en el palco”.

“No te queda otra que adaptarte a lo que tienes, y eso condiciona mucho. El principal patrocinador da muchas veces nombre al evento, pero no quiere decir que compre el asiento en primera fila”.

“Hay que tener muy en cuenta el efecto comunicativo y consecuencias”.

“En los eventos deportivos se pacta un menú con antelación. Pero se habla con cada equipo, se pregunta qué menú tiene cada jugador. Y no hay opción, hay que adaptarse”. 

 

 

 Bernabé Cano nos habló de la Nucía, Ciudad del Deporte. 450.000 m2, promoción turística a través del deporte.

 “La Nucía nació hace veinte años. Trabajan seiscientas personas. Por un euro invertido en práctica de deporte se ahorran quince euros en ahorro sanitario. Hemos conseguido que el 83% de los niños en edad escolar hagan deporte”.

 "La Nucía sigue en constante crecimiento, en unos años llegarán a trabajar dos mil quinientas personas. Es un parque temático del deporte, somos referente a nivel mundial”.

 

“Protocolo, turismo y deporte”. Juan Ramón Vidal. Responsable de Eventos Internacionales Noia.

 “Siempre tenemos muy presente la cultura local. Antes de celebrar el evento deportivo lo ensayamos absolutamente todo. Y luego nos evalúan. Mostramos imagen al mundo entero”.

 “En la llegada a meta no se puede fallar. Son una fiesta. El que llega primero, el que gana la prueba, recibe al último deportista”.

 “Cuando me llaman a un evento deportivo sé que me voy a comer marrones, voy preparado para ello, hay que manejarse con mucha mano izquierda, surgen momentos muy comprometidos. Yo siempre quiero cerrar telediarios, no abrirlos”. 

 

 

“El protocolo desde una perspectiva interreligiosa e intercultural”. Álvaro Albacete Perea. Secretario General Adjunto de la Unión del Mediterráneo.

“Si tuviera que resumir las miles de normas de protocolo, les diría que el responsable de protocolo tiene que tener ante todo valores humanos. Tiene que generar confianza, cordialidad”.

“El responsable de protocolo tiene que tener empatía, saber escuchar, respeto, gratitud, humildad, flexibilidad, orden. Empatía para solucionar problemas”.

“Hablo de empatía, pero no de sumisión. Se pueden presentar situaciones muy incómodas. A veces hay que callarse y luego hablar las cosas con mucho respeto y dignidad”.

“El responsable de protocolo tiene que ejercer la amabilidad. Cuando hablo de amabilidad no me refiero a la cortesía. Se trata del enfoque de las cosas, de crear un ambiente sin controversia, sin tensión. Nunca hay que herir la sensibilidad del otro”.

“Autenticidad, hay que ser natural, nunca impostado. Creatividad, para mejorar siempre, dar un enfoque nuevo, no caer en la rutina. El responsable de protocolo debe tener criterio. No tiene que ver con la intuición, sí con la experiencia”.

“El responsable de protocolo tiene que tener deseo de aprender. Curiosidad, interés, ampliar su nivel de formación. Ejemplaridad con las personas que trata, ejercer cierto liderazgo, compromiso. Los detalles importan, marcan la diferencia”.

“El responsable de protocolo tiene que ser respetuoso, asertivo. Hay que dar las gracias siempre”.

“Las normas de protocolo son moldeables cuando se introducen criterios políticos. En una ocasión el presidente de Irán impuso que no hubiera alcohol en las mesas, y se retiró. Decidimos que convenía hacerlo en ese momento”.