El
Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos (OPPE) una entidad
independiente dedicada a la investigación, desarrollo y promoción de buenas
prácticas en protocolo y organización de eventos, celebró en Madrid del 14 al
16 de noviembre el III Congreso de Protocolo y Eventos bajo el lema “Tradición
e Innovación: retos para el futuro”, en colaboración con la Universidad Camilo
José Cela en su “Campus Castellana”.
Buscando
ser un referente en el ámbito de la unificación de criterios y la actualización
de una profesión que trata continuamente de dar respuestas a las necesidades
que exigen los tiempos, el congreso contó con grandes profesionales
especializados en diferentes sectores, como el campo institucional, empresarial,
deportivo y social.
Ponentes
de reconocido prestigio, como responsables de protocolo de instituciones del
Estado, de las comunidades autónomas, parlamentos, universidades y ayuntamientos,
y responsables de empresas como Iberdrola, ABANCA, Banco de Sabadell, INCIBE,
la Federación Española de Empresas Organizadoras de Congresos y la Agencia de
noticias Europa Press, entre otras, intercambiaron experiencias del sector
haciendo hincapié en tendencias y nuevos desafíos.
Al
congreso, un espacio de conocimiento, análisis y reflexión en torno a la profesión,
asistieron cerca de 200 profesionales de las distintas comunidades autónomas.
Durante
estos días se habló de la actualización de la normativa oficial y el protocolo
aplicado a los eventos de la administración general del Estado y de las
empresas privadas. Se abordaron temas como la necesidad de poner en valor la
formación reglada en esta especialidad que es un grado universitario en España
desde el año 2011. Intrusismo profesional, formación académica y relaciones
institucionales. Inteligencia artificial, sostenibilidad, seguridad en un
evento, ciberseguridad. También se abordó la Declaración de Mérida y el estado
actual del sector de los eventos. Respecto al protocolo y la organización de
eventos culturales se mostraron casos concretos, como el Mobile World Congress
en la Fira de Barcelona, la Convención 10º Aniversario ABANCA y el Festival de
San Sebastián.
El
programa social del congreso consistió en la visita a la Casa de la Villa y la
Casa Cisneros. Y la visita al Congreso de los Diputados. En ambos casos
contamos con las explicaciones de los responsables de protocolo del
Ayuntamiento de Madrid y del Congreso de los Diputados.
En
mi opinión el congreso cumplió con mis expectativas. Se abordaron muchos temas
con contenido de calidad, pero muy ajustados de tiempo. Comparto un pequeño
resumen, imposible abarcarlo todo, de lo que escuchamos.
Rafael Vidal, "Siempre aprender, ir por delante. Mantener la tradición y ser innovador".
Jaime
Olmedo, "El protocolo
es fuente de paz y garantía de orden. Es la manifestación de la triple
cortesía: modales, espíritu y corazón".
LA DECLARACIÓN DE MÉRIDA. REFLEXIÓN Y DEBATE. Jesús
López Santana
“Hasta
junio de 2024 se han celebrado 45 jornadas virtuales, con más de 7000
participantes de 42 países. Se han llevado a cabo más de 150 horas de debate.
Se han abordado 50 temáticas. Se han establecido redes profesionales y
documentos formas comunes de actuación”.
"Hemos creado una
potente red de profesionales de protocolo.
El debate siempre enriquece".
¿Estamos
realmente unidos en una causa común? Sin la participación de cada uno de
nosotros, es imposible seguir adelante. ¿Estamos dispuestos?
“La
profesión de protocolo y organización de eventos merece un mayor
reconocimiento. Formación específica y actualización de la normativa y un nuevo
enfoque el profesional de protocolo y eventos. Reclamar la práctica para los
estudiantes en departamentos de protocolo y eventos. Y la creación de la
Jefatura de Protocolo del Estado en órgano unipersonal”.
DEBATE DE PROTOCOLO EN PROFUNDIDAD. OPOSICIONES,
REPRESENTACIÓN, PRECEDENCIA DE LA FAMILIA REAL Y CESIÓN DE PRESIDENCIA, ENTRE
OTROS
Carlos Fuente Lafuente
¿Seguro
que solo necesitamos actualizar las precedencias en el Real Decreto 2099/83? Creo
que hay más cosas importantes, aunque nos centraremos solo en algunas por
cuestión de tiempo.
“Familia
Real y del Rey. ¿Tiene sentido en la España actual, que por ejemplo, las
infantas Sofía, Elena y Cristina vayan por delante de los Poderes del Estado?
España no es Reino Unido ni otros países monárquicos. La situación aquí es
diferente y más delicada”.
“Sobre
la cesión de la presidencia.¿Nos ponemos de acuerdo de una vez? Necesitamos
criterios solventes para saber cuándo hay que ceder y cuando no. ¿Qué sistema
seguimos? Cesión de un puesto, de dos o tres…, según sea par o impar la
presidencia. Hay que meditar al respecto y aportar luces porque hay mucho abuso
claro”.
“Las
oposiciones para el puesto de protocolo y eventos a la administración pública. ¿Temarios?
Muy desfasado lo que se ofrece y muy interpretable. Nada objetivo. Quién fija
los temarios a evaluar, quiénes forman parte de los tribunales. Hay
transparencia al respecto”.
"Hay
que modernizar la normativa. Actualización, porque nos genera muchos problemas.
Hay que evaluar otras soluciones respecto a la representación oficial".
SOSTENIBILIDAD EN LOS EVENTOS.
Luis Gómez Rodríguez
“Un
evento sostenible es aquel que ha sido diseñado, organizado y llevado a cabo
minimizando los potenciales impactos negativos sobre el medio ambiente y
dejando un legado positivo para las entidades organizadoras, para los agentes
involucrados y para la comunidad en la que se realiza”.
"Un
evento sostenible es más que generar daño medioambiental, abarca tres pilares:
económico, ambiental y social. Eficiencia en recursos y eficacia. El mundo nos
lo han prestado, cómo lo vamos a dejar a la generación futura".
"De
las metas propuestas en sostenibilidad para el año 2030 realmente se va a
cumplir en todo el mundo un 17%".
"En
eventos sostenibles la mejora tiene que ser continúa. Siempre se puede hacer
más, hay mucho que abarcar".
“Hay
que hacer énfasis, entre otros muchos aspectos, en la reutilización de los
materiales, en el reciclaje, proveedores locales, empleo de colectivos
vulnerables, en la paridad de género. Diversidad e inclusión”.
"Diversidad,
que todo el mundo entre en el baile. Inclusión, que todos bailen".
"La
sostenibilidad no es un coste, es una inversión".
INTELIGENCIA ARTIFICIAL: INNOVANDO EL PROTOCOLO Y LA
GESTIÓN DE EVENTOS Fátima
Barbero Bayona
“Conocéis
las herramientas basadas en Chat GPT que podéis utilizar para optimizar las
tareas diarias. Accesibles y útiles para todos”.
"La inteligencia artificial nos hace
pensar en eficiencia, futuro, tecnología, innovación... Pero el cine nos ha
mostrado a la inteligencia artificial muchas veces como una amenaza".
“La
inteligencia artificial (IA) se refiere a sistemas o máquinas que imitan la
inteligencia humana para realizar tareas, y pueden mejorar iterativamente
basándose en la información que recogen”.
"Somos
como somos por el aprendizaje que hemos tenido. Pues la inteligencia artificial
igual, aprende y aprende. Es un complemento, no una amenaza. Llevamos mucho
interactuando con ella".
"Gran
parte del día hacemos tareas que no aportan valor. Hay que poner remedio a
esto. Por qué usar GTPs, pues porque han sido entrenados para cosas
específicas".
"A
finales de 2025 el 75% de las empresas dependerán de la inteligencia artificial
para optimizar al menos una función estratégica".
¿Estamos
preparados para esta realidad y para reinventarnos?
EL PAPEL DEL PROFESIONAL DE PROTOCOLO EN LAS
RELACIONES INSTITUCIONALES
David
Álvaro García
"Adaptarse,
entendimiento entre la administración, lo público, y el sector privado.
Necesitamos caminos paralelos, interconexión constante. Análisis, concordia y entendimiento.
Hay que buscar el bien colectivo, no el propio".
"Tiempo
y capital humano capacitado para maximizar las opciones de éxito de los
intereses de mis clientes. Eventos para conseguir espacios de diálogo y
entendimiento. Romper burbujas, eso de juntarte solo con los tuyos".
"El
profesional de protocolo se anticipa a todo, es la llave maestra".
Javier
Rodríguez Palacios
"Protocolo
y relaciones institucionales, de la mano. El protocolo es fundamental. El gran
reto: la informalidad en canales. Tienes que hacerte tu propio código ético en
la forma de proceder. El Protocolo clarifica y da transparencia".
"Profesionalizar
en protocolo es importante. Hay mucha tensión en el mundo, jugar al blanco y al
negro no es humanizado. Necesitamos una cultura de mediación, de diálogo.
Escuchar opiniones enriquece muchísimo”.
Antonio
Quesada Estangüi
"Un
nuevo enfoque del profesional de protocolo. Situarse en la demanda actual.
Procurar un acercamiento entre entidades y ciudadanos".
EL MOBILE WORLD CONGRESS: UN RETO PARA FIRA DE
BARCELONA
Andreu
Segarra i Figueras
"Si
les tratas bien creas huella, pertenencia".
"Mobile
World Congress 2024 generó 9000 puestos de trabajo. Impacto directo, 500
millones".
"Buscar
alternativas a las ferias que uno organiza”.
"La
gente prefiere lo presencial. La tecnología sirve para informar, albergar,
conectar y unir. Pero como lo presencial, crea un clima que da muchos
frutos".
EL CONCEPTO DE SEGURIDAD COMO GARANTÍA DE ÉXITO DE
UN EVENTO
Rubén Rodríguez Elizalde
"Cuando
una persona célebre acude a un evento exige protección. Se debe hacer más
pedagogía en seguridad patrimonial. Todavía muchas personas no entienden por
qué hay que retirar el tapón de la botella”.
“La
seguridad en un evento abarca la seguridad de los asistentes, de los operadores
y del patrimonio”.
¿CIBERSEGURIDAD? EL ARTE DE CONECTAR
Luis
Hidalgo Gutiérrez
“Conocéis
qué es INCIBE,
Instituto Nacional de Ciberseguridad”.
"Nuestra
línea de ayuda en ciberseguridad es el 017. Pueden llamar de forma gratuita y
confidencial de 8.00 a 23.00 horas todos los días del año. Todos somos
ciberseguridad. Utilicen los cinco sentidos".
"En
2023 detectamos más de 183.077 incidentes. Los ciberdelincuentes usan cifrados
que no son detectados. Son capaces de acceder a todos los archivos de nuestro
ordenador sin que lo visualicemos, ver en directo nuestro salón".
Alba
Alserawan del Amo
"Tengamos
mucho sentido común con qué hacemos en redes sociales. Hagamos uso de las
actualizaciones. Ojo con las wifis públicas. Siempre un antivirus. En empresa
no dar acceso ilimitado al usuario".
"Necesitamos
mucho talento en ciberseguridad, la demanda es enorme, no se cubren todos los
puestos de trabajo. Hay que formar y adiestrar en las últimas técnicas”.
CONVENCIÓN 10º ANIVERSARIO ABANCA
Francisco Javier Vilariño Torreiro,
gerente de Relaciones Institucionales y Protocolo de ABANCA, realizó una magnífica
exposición sobre como trabajaron en temas de gestión de protocolo, logística, seguridad,
marketing, catering. Instalaciones, capital humano, contratación de espacios,
personal auxiliar, gestión de aforo y organización con los distintos equipos, entre
otros.
PRESENTACIÓN
INFORMES GRUPOS DE TRABAJO DEL OBSERVATORIO. Radiografía de la profesión,
Protocolo deportivo y Real Decreto de Precedencias
Alejandro
Merino Marino
"La
gran mayoría de las federaciones nos consultan. Pero la mayoría, un 70%, no se
plantea contratar un responsable de protocolo. Creen que solo servimos para
sentar a la gente".
Ramón
Peche Villaverde
"Queremos
trabajar en el ámbito formativo, laboral y profesional. Hay que especializarse,
es fundamental. El 35% de los socios encuestados está formado en
protocolo".
José
Luis Ochoa Vázquez
"Queremos
trabajar en el lenguaje inclusivo, no sexista, definir el tipo de norma y
rango, la clasificación de los actos, las precedencias oficiales y el luto
oficial"
EL PROTOCOLO EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO
Ana
Navarro Ramos
"Somos
los que damos la cara institucional de los ministerios. Es importante la
formación. En Defensa somos 15 en el equipo de protocolo. En un ministerio
civil son 2 o 3 personas. Se queda corto".
María
de la Serna Ramos
“Mantenemos
buena relación con Delegación de Gobierno, nos ayudan y colaboran en todo,
encontramos soluciones. En comunidades autónomas se vuelcan con nosotros,
participan".
“Trabajamos
con gente con muy buena voluntad, pero con poca formación en relaciones
institucionales y la estructura general del Estado".
"Sería
importante, tener un cuerpo de funcionarios del Estado formados en protocolo”.
Julia
Gil Hernández
"La
figura de protocolo sí lo somos, pero somos responsables de eventos y
relaciones institucionales. Deberíamos tener más ámbito. Somos 22
ministerios".
"Solemos
ayudarnos más que pisarnos los pies. El protocolo es flexible.
"Cuando
acude un ministro no suelen surgir problemas con quien preside, la comunidad
autónoma se suele volcar”.
"Necesitamos
cualificaciones profesionales, hay demasiada amalgama de títulos. Sin
reconocimiento oficial no vamos a poder acceder a los puestos de trabajo de la
administración”.
PROTOCOLO EN EVENTOS CULTURALES. Ainara
Monasterio Aranda
"Los
eventos culturales necesitan de las instituciones y estas de la cultura, van de
la mano. Son eventos estacionales. No es fácil encontrar profesionales de
protocolo con conocimientos de las instituciones vascas".
"En
los eventos culturales tenemos un componente muy social, solemos encontrarnos
con muchas autoridades y no sólo del ámbito cultural. Es importante establecer criterios,
hay que generar bases y estructuras. Son actos que atraen a muchas autoridades
y hay que darles el lugar que les corresponde”.
"En
la inauguración del Festival de San Sebastián solemos tener a cinco ministros.
Tenemos que atender a muchos tipos de público que pasan por la alfombra roja.
Tenemos diferentes accesos y orden de llegada".
"Un
profesional de protocolo tiene que hacer equipo, con todos. Actitud positiva,
proactividad y empatía. Nos tenemos que cuidar, somos personas trabajando con y
para personas".
EL ESTADO DEL SECTOR DE LOS EVENTOS
Matilde
Almandoz Ríos
"Son
necesarias las titulaciones profesionales pero los contenidos tienen que
responder y adaptarse a las necesidades reales. Nivel y rigor".
"El
desafío del sector es el reconocimiento y alcance de nuestro sector, por todo
lo que aporta y genera. Hay que definir un congreso como una reunión de
profesionales".
"El
primer condicionante es el precio en los concursos públicos. Vas a licitar y
van metiendo a la baja”.
"La
mitad del mercado es público. No podemos avanzar si no hay cambios en el
origen. El pliego de condiciones es un copia y pega. Están encorsetados".
César
González Perdiguero
"Tenemos un problema de talento, de
profesionales cualificados. Hay iniciativas muy buenas desde las universidades
privadas, pero tienen que implicarse las públicas. Capacidad de adaptar
contenidos de manera permanente”.
"Cuando
hablamos de sostenibilidad no tiene sentido lanzar concursos donde se presentan
10 o12 agencias, el porcentaje de éxito es mínimo. No es trabajar de forma
eficiente. Cambiar el modelo de negocio y transparencia".
"Para
mí el protocolo es una disciplina recogida dentro del sector eventos".
Rafael
Grande López
"Tras
el Covid muchos no han vuelto. Hay mucho intrusismo, parece que cualquiera
puede organizar eventos. El canal evento para las empresas es clave. El 55% de
los eventos es para público interno".
"Las
compañías solemos pedir a las agencias personal de protocolo. Siempre los
miramos como aquellos que al final nos lo van a cambiar todo. Les consultamos
al final, pero hemos escarmentado. Estamos faltos de saber lo que es el
protocolo en sí”.
