III Congreso de Protocolo y Eventos. Tradición e Innovación: retos para el futuro

 

El Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos (OPPE) una entidad independiente dedicada a la investigación, desarrollo y promoción de buenas prácticas en protocolo y organización de eventos, celebró en Madrid del 14 al 16 de noviembre el III Congreso de Protocolo y Eventos bajo el lema “Tradición e Innovación: retos para el futuro”, en colaboración con la Universidad Camilo José Cela en su “Campus Castellana”.

 

Buscando ser un referente en el ámbito de la unificación de criterios y la actualización de una profesión que trata continuamente de dar respuestas a las necesidades que exigen los tiempos, el congreso contó con grandes profesionales especializados en diferentes sectores, como el campo institucional, empresarial, deportivo y social.

 

Ponentes de reconocido prestigio, como responsables de protocolo de instituciones del Estado, de las comunidades autónomas, parlamentos, universidades y ayuntamientos, y responsables de empresas como Iberdrola, ABANCA, Banco de Sabadell, INCIBE, la Federación Española de Empresas Organizadoras de Congresos y la Agencia de noticias Europa Press, entre otras, intercambiaron experiencias del sector haciendo hincapié en tendencias y nuevos desafíos.

 

Al congreso, un espacio de conocimiento, análisis y reflexión en torno a la profesión, asistieron cerca de 200 profesionales de las distintas comunidades autónomas.

 

Durante estos días se habló de la actualización de la normativa oficial y el protocolo aplicado a los eventos de la administración general del Estado y de las empresas privadas. Se abordaron temas como la necesidad de poner en valor la formación reglada en esta especialidad que es un grado universitario en España desde el año 2011. Intrusismo profesional, formación académica y relaciones institucionales. Inteligencia artificial, sostenibilidad, seguridad en un evento, ciberseguridad. También se abordó la Declaración de Mérida y el estado actual del sector de los eventos. Respecto al protocolo y la organización de eventos culturales se mostraron casos concretos, como el Mobile World Congress en la Fira de Barcelona, la Convención 10º Aniversario ABANCA y el Festival de San Sebastián.

 

El programa social del congreso consistió en la visita a la Casa de la Villa y la Casa Cisneros. Y la visita al Congreso de los Diputados. En ambos casos contamos con las explicaciones de los responsables de protocolo del Ayuntamiento de Madrid y del Congreso de los Diputados.

 

En mi opinión el congreso cumplió con mis expectativas. Se abordaron muchos temas con contenido de calidad, pero muy ajustados de tiempo. Comparto un pequeño resumen, imposible abarcarlo todo, de lo que escuchamos. 

 

Rafael Vidal, "Siempre aprender, ir por delante. Mantener la tradición y ser innovador".

 

Jaime Olmedo, "El protocolo es fuente de paz y garantía de orden. Es la manifestación de la triple cortesía: modales, espíritu y corazón".

 LA DECLARACIÓN DE MÉRIDA. REFLEXIÓN Y DEBATE. Jesús López Santana

“Hasta junio de 2024 se han celebrado 45 jornadas virtuales, con más de 7000 participantes de 42 países. Se han llevado a cabo más de 150 horas de debate. Se han abordado 50 temáticas. Se han establecido redes profesionales y documentos formas comunes de actuación”.

"Hemos creado una potente red de profesionales de protocolo. El debate siempre enriquece".

¿Estamos realmente unidos en una causa común? Sin la participación de cada uno de nosotros, es imposible seguir adelante. ¿Estamos dispuestos?

“La profesión de protocolo y organización de eventos merece un mayor reconocimiento. Formación específica y actualización de la normativa y un nuevo enfoque el profesional de protocolo y eventos. Reclamar la práctica para los estudiantes en departamentos de protocolo y eventos. Y la creación de la Jefatura de Protocolo del Estado en órgano unipersonal”.

DEBATE DE PROTOCOLO EN PROFUNDIDAD. OPOSICIONES, REPRESENTACIÓN, PRECEDENCIA DE LA FAMILIA REAL Y CESIÓN DE PRESIDENCIA, ENTRE OTROS  

Carlos Fuente Lafuente

¿Seguro que solo necesitamos actualizar las precedencias en el Real Decreto 2099/83? Creo que hay más cosas importantes, aunque nos centraremos solo en algunas por cuestión de tiempo.

“Familia Real y del Rey. ¿Tiene sentido en la España actual, que por ejemplo, las infantas Sofía, Elena y Cristina vayan por delante de los Poderes del Estado? España no es Reino Unido ni otros países monárquicos. La situación aquí es diferente y más delicada”.

“Sobre la cesión de la presidencia.¿Nos ponemos de acuerdo de una vez? Necesitamos criterios solventes para saber cuándo hay que ceder y cuando no. ¿Qué sistema seguimos? Cesión de un puesto, de dos o tres…, según sea par o impar la presidencia. Hay que meditar al respecto y aportar luces porque hay mucho abuso claro”.

“Las oposiciones para el puesto de protocolo y eventos a la administración pública. ¿Temarios? Muy desfasado lo que se ofrece y muy interpretable. Nada objetivo. Quién fija los temarios a evaluar, quiénes forman parte de los tribunales. Hay transparencia al respecto”. 

"Hay que modernizar la normativa. Actualización, porque nos genera muchos problemas. Hay que evaluar otras soluciones respecto a la representación oficial".

SOSTENIBILIDAD EN LOS EVENTOS. Luis Gómez Rodríguez

“Un evento sostenible es aquel que ha sido diseñado, organizado y llevado a cabo minimizando los potenciales impactos negativos sobre el medio ambiente y dejando un legado positivo para las entidades organizadoras, para los agentes involucrados y para la comunidad en la que se realiza”.

"Un evento sostenible es más que generar daño medioambiental, abarca tres pilares: económico, ambiental y social. Eficiencia en recursos y eficacia. El mundo nos lo han prestado, cómo lo vamos a dejar a la generación futura".

"De las metas propuestas en sostenibilidad para el año 2030 realmente se va a cumplir en todo el mundo un 17%".

"En eventos sostenibles la mejora tiene que ser continúa. Siempre se puede hacer más, hay mucho que abarcar".

“Hay que hacer énfasis, entre otros muchos aspectos, en la reutilización de los materiales, en el reciclaje, proveedores locales, empleo de colectivos vulnerables, en la paridad de género. Diversidad e inclusión”.

"Diversidad, que todo el mundo entre en el baile. Inclusión, que todos bailen".

"La sostenibilidad no es un coste, es una inversión".

INTELIGENCIA ARTIFICIAL: INNOVANDO EL PROTOCOLO Y LA GESTIÓN DE EVENTOS Fátima Barbero Bayona

“Conocéis las herramientas basadas en Chat GPT que podéis utilizar para optimizar las tareas diarias. Accesibles y útiles para todos”.

"La inteligencia artificial nos hace pensar en eficiencia, futuro, tecnología, innovación... Pero el cine nos ha mostrado a la inteligencia artificial muchas veces como una amenaza".

“La inteligencia artificial (IA) se refiere a sistemas o máquinas que imitan la inteligencia humana para realizar tareas, y pueden mejorar iterativamente basándose en la información que recogen”.

"Somos como somos por el aprendizaje que hemos tenido. Pues la inteligencia artificial igual, aprende y aprende. Es un complemento, no una amenaza. Llevamos mucho interactuando con ella".

"Gran parte del día hacemos tareas que no aportan valor. Hay que poner remedio a esto. Por qué usar GTPs, pues porque han sido entrenados para cosas específicas".

"A finales de 2025 el 75% de las empresas dependerán de la inteligencia artificial para optimizar al menos una función estratégica".

¿Estamos preparados para esta realidad y para reinventarnos?

EL PAPEL DEL PROFESIONAL DE PROTOCOLO EN LAS RELACIONES INSTITUCIONALES

David Álvaro García

"Adaptarse, entendimiento entre la administración, lo público, y el sector privado. Necesitamos caminos paralelos, interconexión constante. Análisis, concordia y entendimiento. Hay que buscar el bien colectivo, no el propio".

"Tiempo y capital humano capacitado para maximizar las opciones de éxito de los intereses de mis clientes. Eventos para conseguir espacios de diálogo y entendimiento. Romper burbujas, eso de juntarte solo con los tuyos".

"El profesional de protocolo se anticipa a todo, es la llave maestra".

 Javier Rodríguez Palacios

"Protocolo y relaciones institucionales, de la mano. El protocolo es fundamental. El gran reto: la informalidad en canales. Tienes que hacerte tu propio código ético en la forma de proceder. El Protocolo clarifica y da transparencia".

"Profesionalizar en protocolo es importante. Hay mucha tensión en el mundo, jugar al blanco y al negro no es humanizado. Necesitamos una cultura de mediación, de diálogo. Escuchar opiniones enriquece muchísimo”.

Antonio Quesada Estangüi

"Un nuevo enfoque del profesional de protocolo. Situarse en la demanda actual. Procurar un acercamiento entre entidades y ciudadanos". 

EL MOBILE WORLD CONGRESS: UN RETO PARA FIRA DE BARCELONA

Andreu Segarra i Figueras

"Si les tratas bien creas huella, pertenencia".

"Mobile World Congress 2024 generó 9000 puestos de trabajo. Impacto directo, 500 millones".

"Buscar alternativas a las ferias que uno organiza”.

"La gente prefiere lo presencial. La tecnología sirve para informar, albergar, conectar y unir. Pero como lo presencial, crea un clima que da muchos frutos".

EL CONCEPTO DE SEGURIDAD COMO GARANTÍA DE ÉXITO DE UN EVENTO  

Rubén Rodríguez Elizalde

"Cuando una persona célebre acude a un evento exige protección. Se debe hacer más pedagogía en seguridad patrimonial. Todavía muchas personas no entienden por qué hay que retirar el tapón de la botella”.

“La seguridad en un evento abarca la seguridad de los asistentes, de los operadores y del patrimonio”. 

 

¿CIBERSEGURIDAD? EL ARTE DE CONECTAR

 Luis Hidalgo Gutiérrez

“Conocéis qué es INCIBE, Instituto Nacional de Ciberseguridad”.

 "Nuestra línea de ayuda en ciberseguridad es el 017. Pueden llamar de forma gratuita y confidencial de 8.00 a 23.00 horas todos los días del año. Todos somos ciberseguridad. Utilicen los cinco sentidos".

 "En 2023 detectamos más de 183.077 incidentes. Los ciberdelincuentes usan cifrados que no son detectados. Son capaces de acceder a todos los archivos de nuestro ordenador sin que lo visualicemos, ver en directo nuestro salón".

 Alba Alserawan del Amo

"Tengamos mucho sentido común con qué hacemos en redes sociales. Hagamos uso de las actualizaciones. Ojo con las wifis públicas. Siempre un antivirus. En empresa no dar acceso ilimitado al usuario".

"Necesitamos mucho talento en ciberseguridad, la demanda es enorme, no se cubren todos los puestos de trabajo. Hay que formar y adiestrar en las últimas técnicas”.

 CONVENCIÓN 10º ANIVERSARIO ABANCA

 Francisco Javier Vilariño Torreiro, gerente de Relaciones Institucionales y Protocolo de ABANCA, realizó una magnífica exposición sobre como trabajaron en temas de gestión de protocolo, logística, seguridad, marketing, catering. Instalaciones, capital humano, contratación de espacios, personal auxiliar, gestión de aforo y organización con los distintos equipos, entre otros.  

PRESENTACIÓN INFORMES GRUPOS DE TRABAJO DEL OBSERVATORIO. Radiografía de la profesión, Protocolo deportivo y Real Decreto de Precedencias

 Alejandro Merino Marino

"La gran mayoría de las federaciones nos consultan. Pero la mayoría, un 70%, no se plantea contratar un responsable de protocolo. Creen que solo servimos para sentar a la gente".

 Ramón Peche Villaverde

"Queremos trabajar en el ámbito formativo, laboral y profesional. Hay que especializarse, es fundamental. El 35% de los socios encuestados está formado en protocolo".

 José Luis Ochoa Vázquez

"Queremos trabajar en el lenguaje inclusivo, no sexista, definir el tipo de norma y rango, la clasificación de los actos, las precedencias oficiales y el luto oficial"

 EL PROTOCOLO EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

 Ana Navarro Ramos

"Somos los que damos la cara institucional de los ministerios. Es importante la formación. En Defensa somos 15 en el equipo de protocolo. En un ministerio civil son 2 o 3 personas. Se queda corto".

 María de la Serna Ramos

“Mantenemos buena relación con Delegación de Gobierno, nos ayudan y colaboran en todo, encontramos soluciones. En comunidades autónomas se vuelcan con nosotros, participan".

“Trabajamos con gente con muy buena voluntad, pero con poca formación en relaciones institucionales y la estructura general del Estado".

"Sería importante, tener un cuerpo de funcionarios del Estado formados en protocolo”.

Julia Gil Hernández

"La figura de protocolo sí lo somos, pero somos responsables de eventos y relaciones institucionales. Deberíamos tener más ámbito. Somos 22 ministerios".

"Solemos ayudarnos más que pisarnos los pies. El protocolo es flexible.

"Cuando acude un ministro no suelen surgir problemas con quien preside, la comunidad autónoma se suele volcar”.

"Necesitamos cualificaciones profesionales, hay demasiada amalgama de títulos. Sin reconocimiento oficial no vamos a poder acceder a los puestos de trabajo de la administración”.

 PROTOCOLO EN EVENTOS CULTURALES. Ainara Monasterio Aranda

"Los eventos culturales necesitan de las instituciones y estas de la cultura, van de la mano. Son eventos estacionales. No es fácil encontrar profesionales de protocolo con conocimientos de las instituciones vascas".

"En los eventos culturales tenemos un componente muy social, solemos encontrarnos con muchas autoridades y no sólo del ámbito cultural. Es importante establecer criterios, hay que generar bases y estructuras. Son actos que atraen a muchas autoridades y hay que darles el lugar que les corresponde”.

"En la inauguración del Festival de San Sebastián solemos tener a cinco ministros. Tenemos que atender a muchos tipos de público que pasan por la alfombra roja. Tenemos diferentes accesos y orden de llegada".

"Un profesional de protocolo tiene que hacer equipo, con todos. Actitud positiva, proactividad y empatía. Nos tenemos que cuidar, somos personas trabajando con y para personas".

 EL ESTADO DEL SECTOR DE LOS EVENTOS

 Matilde Almandoz Ríos

"Son necesarias las titulaciones profesionales pero los contenidos tienen que responder y adaptarse a las necesidades reales. Nivel y rigor".

"El desafío del sector es el reconocimiento y alcance de nuestro sector, por todo lo que aporta y genera. Hay que definir un congreso como una reunión de profesionales".

"El primer condicionante es el precio en los concursos públicos. Vas a licitar y van metiendo a la baja”.

"La mitad del mercado es público. No podemos avanzar si no hay cambios en el origen. El pliego de condiciones es un copia y pega. Están encorsetados".

César González Perdiguero

"Tenemos un problema de talento, de profesionales cualificados. Hay iniciativas muy buenas desde las universidades privadas, pero tienen que implicarse las públicas. Capacidad de adaptar contenidos de manera permanente”.

"Cuando hablamos de sostenibilidad no tiene sentido lanzar concursos donde se presentan 10 o12 agencias, el porcentaje de éxito es mínimo. No es trabajar de forma eficiente. Cambiar el modelo de negocio y transparencia".

"Para mí el protocolo es una disciplina recogida dentro del sector eventos".

 Rafael Grande López

"Tras el Covid muchos no han vuelto. Hay mucho intrusismo, parece que cualquiera puede organizar eventos. El canal evento para las empresas es clave. El 55% de los eventos es para público interno".

"Las compañías solemos pedir a las agencias personal de protocolo. Siempre los miramos como aquellos que al final nos lo van a cambiar todo. Les consultamos al final, pero hemos escarmentado. Estamos faltos de saber lo que es el protocolo en sí”.