Por
iniciativa del Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos (OPPE) se celebró
del 11 al 13 de noviembre el Congreso de Profesionales de Protocolo y Eventos, Caminando
Juntos, en el salón de actos de Abanca, en Santiago de Compostela.
El
congreso que reunió a profesionales de protocolo de toda España fue inaugurado
por Alberto Núñez Feijóo, presidente de la Xunta de
Galicia, José Sánchez Burgallo, alcalde de Santiago de Compostela, Julian
Barrios, arzobispo de la Catedral de Santiago de Compostela, y Rafael Vidal,
presidente de OPPE.
Me siento muy afortunada de haber podido vivir
esta experiencia, que además de sumar en conocimiento a través de las ponencias
y mesas redondas celebradas me ha permitido reencontrarme y hacer nuevos
amigos. Valoro, reconozco y agradezco el gran trabajo realizado desde la OPPE
para hacer realidad este Congreso.
Durante el Congreso que se pudo seguir también
a través de streaming, se abordaron muchas cuestiones sobre los cambios que se
están produciendo en el ámbito del protocolo y los eventos. Se habló sobre la
necesidad de propiciar un protocolo y unos eventos, desde las instituciones
públicas y entidades privadas que se correspondan con las necesidades actuales
y de futuro.
Con mucha humildad me atrevo a compartir parte
de lo que escuchamos estos días. Pensando sobre todo en aquellos que ni de
forma presencial ni virtual pudieron asistir al Congreso. Espero que nadie
compare ni se moleste por dedicar más o menos espacio a unos u otros ponentes.
Intenté hacerlo con mucho respeto, lo mejor que pude.
Ponencia inaugural, De
Jaca a Santiago. Protocolo en el Camino.
Javier
Carnicer, jefe de Protocolo del Gobierno de Aragón. José
María Gimeno, jefe de Protocolo de las Cortes de Aragón. Gemma
Fernández-Ges, jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Zaragoza. José
Luis Angoy, jefe de Protocolo de la Diputación de Zaragoza. Mercedes
Mairal, técnico del servicio de Protocolo del Gobierno de Aragón.
Con
una exposición magistral nos mostraron y explicaron a través de imágenes como el
protocolo es el mejor camino para hacer las cosas bien. Resumir cómo nos lo explicaron resulta imposible. Aporto alguna imagen para dar una ligera idea.
“La
piedra de la catedral nos muestra mucha liturgia y mucho protocolo”.
“Los personajes
hablan, buscan el acuerdo”.
“Orden,
composición, ubicación, todo comunica”.
“El
protocolo, mensaje de perfección”.
“Estamos
haciendo lo mismo desde hace siglos”.
“Nos
encontramos con verdaderos programas de protocolo en piedra. Comunicación a
través del relato”.
El gran reto en la profesión de hoy: eventos
sostenibles y de responsabilidad social corporativa. Marcos Ramírez Berceo,
Volunteering and CSR Consultant.
“Todo
evento puede y debe ser sostenible. Os invito a calcular vuestra huella
ecológica”.
“Si no
hay ética no puede darse la responsabilidad social”.
“Todos
recibimos y provocamos impactos en la sociedad. Nuestras decisiones y acciones
son clave en el presente y futuro. Es necesaria una lianza entre empresas y
sociedad civil”.
“En un
evento sostenible y de responsabilidad social corporativa hay que estudiarlo
todo. Transporte, instalaciones y espacios de celebración. Proveedores de
materias y servicios, consumo responsable, restauración y catering. Difusión y comunicación
del evento y de las iniciativas de sostenibilidad”.
Los eventos desde una perspectiva de género.
Isabel
Gil Rosiña, consejera de Igualdad de la Junta de Extremadura.“Necesitamos
proyectar ejemplos de mujeres. Las que estamos en lo público tenemos que
corregir aquello que no es correcto, seguimos estando en la antesala. Tenemos
que evitar tanta autoexigencia y crítica entre nosotras mismas”.
“Hay que
tener una mirada igualitaria, intentar ser un reflejo de la sociedad que ha ido
cambiando y va siento más paritaria. Se analiza y critica demasiado la actitud,
la imagen y lenguaje no verbal de las mujeres”.
Mesa coloquio. Perfiles, acceso y posición de
los profesionales de protocolo en la estructura general de las entidades
públicas y privadas.
Modera:
Carlos Fuente Lafuente, vicepresidente de OPPE.
Isabel
Figueira Raña, jefa de Protocolo de la Xunta de Galicia.
“Necesitamos
reciclaje, siempre es un valor añadido. Cuanto más formados mucho mejor. Somos
profesionales de protocolo y así se nos tiene que definir”.
Ana
Garrido Ruso, jefa del Departamento de Protocolo y Relaciones Públicas del
Ayuntamiento de Santiago de Compostela.
“Debemos
abogar por colegiarnos para evitar el intrusismo profesional”.
“El
departamento de protocolo debe depender de la máxima autoridad de la
institución. En el caso de un ayuntamiento del alcalde”.
Virginia
Navarro Landa, jefa de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Diputación
de Córdoba.
“Debemos
hacer todo lo posible, exigir, que se incorporen graduados, personas formadas
en protocolo en las administraciones públicas”.
Ramón
Peche, jefe del Servicio de Protocolo y Relaciones Institucionales del
Ayuntamiento de Aranjuez.
“Hay que
primar la exigencia formativa, la capacitación académica. Cualquiera no puede
hacer protocolo”.
Visión actual del protocolo de Estado y de la
organización de eventos en general. Alfredo Martínez Serrano, embajador de España
en Canadá y exjefe de Protocolo de la Casa de S.M.
“Donde ha
sociedad hay protocolo. Resulta indispensable para regular el cómo y el cuándo.
Engloba el campo normativo, la forma, la organización y la relación entre
protocolo y comunicación”.
“Cambian
la antropología y las relaciones institucionales. Los problemas son globales,
nuestra disciplina tiene que adaptarse. Es necesaria la especialización
rigurosa, la interconectividad. Protocolo es equilibrio, facilita la
convivencia”.
“Dentro
de actos muy ejecutivos hay que mantener el valor de los símbolos, las
estructuras comunes que expresan los símbolos. Procurar los substratos comunes
que nos identifiquen a todos”.
“Resulta
indispensable lo audiovisual, la comunicación multidireccional. La emotividad
de la audiencia es fundamental. Equilibrio, preservando los valores
fundamentales. No podemos negar el cambio de época, hay que adaptarse, hay que
englobar”.
“El Real
Decreto de Precedencias desde el punto de vista técnico se debería reformar,
porque desde el año 1983 al momento actual España ha cambiado mucho.
Pero esa reforma requiere un clima de consenso político que no se da ahora
mismo”.
“La
monarquía encarna a la nación. Trabajamos en la constitucionalidad,
funcionalidad de la institución y ejemplaridad”.
Proyección y tendencia del protocolo en eventos
de carácter internacional. Nicolás de la Grandville, embajador de la Unión Europea en
Noruega y exjefe de Protocolo de la Comisión Europea.
“La
codificación del uso de las banderas es un tema sensible para las
instituciones”.
“En
protocolo necesitamos de mucha diplomacia y creatividad para arreglar y
solucionar las cosas. No se puede decir que la autoridad no quiere asistir,
participar, hablar”.
“Todo
cambia mucho y muy rápido. Hay que crear puentes entre instituciones y
personas”.
¿Asociación versus colegios para la profesión?
Juan
Raposo Arceo, Profesor titular de la Universidad de A Coruña.
“Sí sería
partidario de un colegio profesional, pero reconozco que el tema es complejo
“Un
colegio profesional aporta mayor rigor y facilidad en la canalización con las
instituciones”.
“Existe
una gran diferencia entre un colegio y una asociación de profesionales. El
colegio profesional sirve para ordenar el ejercicio de la actividad
profesional, es un vehículo de control”.
Mesa coloquio. Normativas y costumbres
aplicables en el ámbito local y autonómico. Problemáticas, posibles soluciones,
alternativas a cargos no contemplados y evolución de sus eventos.
Modera:
Josep Solá Parés, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Terrassa.
Alfonso
Yagüe, director de Comunicación y Protocolo del Ayuntamiento de Yecla.
“En 2005
en Yecla pusimos en marcha nuestro propio Reglamento de Protocolo, Ceremonial,
Honores y Distinciones, que hemos ido reformando y actualizando”.
José
Alfredo Escobar, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Arona.
"Nos
basamos en tres normativas, y claro que resulta difícil ordenar en
ocasiones".
Mariana
Sáez Larrea, responsable de Protocolo del Gobierno de La Rioja.
“Tenemos
una normativa reguladora que se queda un poco escasa. Yo suelo hacer una
comparativa con otras comunidades autónomas. Necesitamos un modelo más claro de
precedencias”.
Gemma
Fernández -Ges, jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Zaragoz
“Pactamos,
nos atenemos a lo que hemos acordado entre nosotros”.
José Luis
Angoy, jefe de Protocolo de la Diputación de Zaragoza.
“Si
asistieran a un evento otras confesiones religiosas habría que recurrir al
protocolo comparado”
Ramón
Peche, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Aranjuez.
“Nuestros
alcaldes casi siempre se ven obligados a ceder precedencias”.
Al otro lado del catering. Creadores de
sensaciones.
Modera:
Julia Gil, directora de Protocolo del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social
y Migraciones.
Luis
Veira, chef del restaurante Árbore da Veira.
“La
competencia es sana. Un compañero te levanta un evento y no hay que enfadarse.
Hay que saber reconocer errores, evaluar y ponerse las pilas. Todos tenemos que
tirar del carro, unidos”.
"Queremos
hacer ciudades gastronómicamente potentes. Las ganas de aprender, de
evolucionar tienen que ser constantes, como en toda profesión. Y compartir
conocimiento, abrir puertas. Sin creatividad no avanzas".
“Hay
que saber escuchar, abrir los ojos, los cocineros tenemos ideas, hay que
evolucionar. En una ocasión me pidieron una boda en blanco y negro y salió
genial. Hay que saber llegar a la gente".
Hermano
de Pepe Solla, chef de Casa Solla.
"Se
buscan sitios muy significativos, un evento más personalizado. Se necesita un
gran equipo. Los cocineros han salido de la cocina, son grandes
comunicadores".
Premio Europeo Carlos V. Organización,
coordinación entre instituciones y acto principal del Día de Europa en España.
La entrega de la distinción a la canciller Federal alemana, Angela Merkel.
Jesús
López Santana, jefe de protocolo de la Junta de Extremadura.
“El acto
dura una hora y parece sencillo, pero en la semana previa gestionamos y
coordinamos muchas voluntades e intereses y sería imposible sin trabajar todos
haciendo piña”.
“Hablamos
de un acto de un gran engranaje, el Premio Europeo Carlos V, donde muchos
profesionales de protocolo tienen que trabajar de forma conjunta. Unos 300
invitados y 200 de personal, usando tres idiomas”.
“Mucho
cuidado con las fotos de autoridades en escaleras, las de la imagen eran de las
peligrosas, hubo que vigilar que no se nos matara ninguno”.
“Una
anécdota, la señora Merkel preguntó qué tipo de aceituna daba el olivo y no lo
sabíamos ninguno”.
“Trabajar
las fotos de familia nos lleva mucho tiempo y coordinación, hay que estudiarlo
todo”.
“Si no garantizamos que
los medios de comunicación puedan hacer bien su trabajo, vamos mal”.
La organización de los congresos del bienestar
de la Cadena SER y grupo Prisa. Miguel Montañés, Eventos del grupo Prisa.
“Hay que
darle más importancia al día después del evento”.
“Es
necesario analizar el evento desde distintas ópticas. Con gestión ordenada, siendo
permeables, humildes, recogiendo sugerencias, aportando frescura. Innovando,
generando interés”.
“Gestión
360º del evento, antes, durante y después. Eventos vivos, con enfoque claro,
con una imagen y producción unificada, con más oportunidades comerciales”.
“Lo que
funciona se mantiene y se mejora. La sugerencia se prueba y se valora”.
Caso volcán de La Palma. El papel de protocolo
en la gestión de crisis.
Lucía Suárez,
adjunta a la jefatura de Protocolo de la Presidencia del Gobierno de Canarias.
“La
colaboración de todas las instituciones, la unidad, lo facilita todo”.
“Favorecemos
que las personas que gestionan la crisis transmitan bien su mensaje.
Acercamiento a las personas afectadas, que sean escuchadas. Cuidado y
delicadeza”.
“Para
gestionar los cambios que se producen al momento hay que tener la agenda muy
bien actualizada. Establecer un orden en la actividad de los medios de
comunicación, programando con rutina sus intervenciones. Transparencia y
fiabilidad”.
“El
protocolo es orden social. Hay momentos que nos vemos desbordados por las
visitas de autoridades. Hay que buscar alternativas y ser muy conscientes de
las personas que están viviendo una situación dramática”.
“Hemos
aprendido que el protocolo se adapta a todo, a trabajar en escenarios que no
habíamos ni imaginado. Con la Covid todavía presente, Canarias se enfrenta a
otra crisis: el volcán de La Palma”.
“Escuchar
el volcán para muchos se está convirtiendo en un tormento. La isla de La Palma
es la quinta en tamaño, allí habita una importante comunicad científica. Es la
ventana más importante del mundo al Universo”.
“Hay que
lanzar mensajes de futuro. Con su permiso quiero compartir esto de mi compañero
Jaime Pérez: “Los palmeros necesitan calor, sentirse acompañados en este viaje.
Pero sobre todo merecen gestión, realismo, madurez. Coger aire, seguir viviendo
con firmeza”.
Morderse la lengua. Corrección política y
posverdad.
Darío
Villanueva, académico de la Real Academia Española y ex rector de la
Universidad de Santiago de Compostela.
“Me
parece escandaloso usar tanto anglicismo. Por decirlo en inglés no tiene más
valor, más importancia”.
“Culpabilizar
a las palabras de las realidades no tiene sentido. A la lengua hay que tenerle
respeto. Un lenguaje en masculino no significa discriminar a las mujeres.
Aunque la cortesía aconseja a veces el doblete correspondiente”.
“He
estado siempre muy bien arropado por el personal de protocolo, han estado en
misma sintonía. Pero sí he presenciado algún conflicto por el tema de los
egos”.
“Hay que
buscar un equilibrio entre mantener las tradiciones y la realidad actual.
España es un país equilibrado que sabe aplicar el protocolo sin excesos”.
“En la
Real Academia Española se trabaja con el máximo rigor, no queremos fastidiar a
nadie. Se producen consultas, solicitudes, quejas, exigencias muy peculiares.
Por ejemplo, contactó con nosotros un señor que se sentía muy ofendido, se
apellidaba chapero”.
La organización de eventos en los partidos
políticos: campañas, congresos y otros actos. Alfonso Hermida,
responsable de los Actos Públicos del Partido Socialista Obrero Español.
“Lo que
hagamos tiene que transmitir lo que queremos. Hay que escenificar el mensaje,
adaptándose a las situaciones. Hay que plantear objetivos, y cómo hacerlo”.
Relaciones Institucionales. El nuevo papel del
profesional directivo en protocolo y organización de eventos.
Antonio
Rodríguez de Rivera, director de Eventos Corporativos y de Relaciones
Institucionales del Banco Sabadell
“En
relaciones institucionales hacemos muchas cosas. Trasladar de forma
transparente la información relevante sobre un sector, actividad o colectivo a
las administraciones públicas, instituciones o privadas”.
“La
comunicación online ha cambiado no el objetivo de nuestro día a día, pero sí la
forma de llegar a él”.
“Yo
apuesto por encontrar posibles puntos de acuerdo, generar relaciones de
cooperación, lanzar iniciativas y mantener una base de mutuo interés. Los
favores bien entendidos no se compran, se ganan”.
“Si nos
llamamos y nos apoyamos todos, fortalecemos las relaciones institucionales”.
“A veces
se pone a la empresa al final del programa, cuando es ella quien paga la
fiesta. Hay que buscar la proporcionalidad entre lo público y lo privado. Llego
y hay sentadas 77 personas, el mío es el 78, me piden explicaciones en casa”.
Comunicación, ¿Por qué contratar un organizador
de eventos?
Mónica Fuciños, Event Planner, Sales Executive.
“Y por
qué contratar a un organizador de eventos. Un buen profesional debe tener
vocación de servicio, saber liderar equipos, capacitación, experiencia,
contención y pasión por lo que hace”.
“Tenemos
que trabajar para emocionar, comunicar. Dejar huella”.
“Un
organizador de eventos tiene que conocer el mercado, las tendencias. Brindar
asesoramiento en ambientación, evaluar y estudiar las costumbres del cliente,
evaluar los posibles imprevistos con soluciones alternativas. Planificar y
coordinar”.
El protocolo como aliado de la comunicación
política.
Marina
Fernández, directora de Comunicación y Relaciones Institucionales de la Escuela
Internacional de Protocolo.
“En la
imagen vemos a Angela Merkel dando la mano a su máxima rival política. Unidad
ante la desgracia, no es necesario dar ningún discurso”.
“Michelle
Obama colocó su mano sobre la espalda de la reina Isabel II, cómo pensáis que
reaccionó ella. Pues como sabía que la prensa iba a destrozar a su invitada por
atreverse a tocarla en vez de apartarse correspondió con el mismo gesto,
colocando su mano sobre la cintura de Michelle. Porque es una gran profesional
y sabe mucho de protocolo. Usemos el protocolo con cabeza”.
“Un error
con las banderas puede ser serio. Un ejemplo, cuando la bandera filipina ondea
al revés significa declaración de guerra. Pues así se colocó en un encuentro,
las autoridades sentados delante de las banderas sonríen, pero en la calle la
gente se alarmó”.
“La
etiqueta habla alto, puede trasladar un mensaje político, también lo hace el
lenguaje no verbal. Si lo hacemos bien como con la etiqueta de los calcetines
del presidente de Canadá, marca sonrisa. Pero si nos equivocamos…”
“Me
gustaría reflexionar sobre la relación de protocolo y política. El protocolo es
el aliado perfecto, el traductor para que el mensaje político llegue al
ciudadano”.
Ceremonial en los actos en la Catedral de
Santiago.
Elisardo
Temperán, prefecto de Ceremonias de la Catedral de Santiago.
“Cuando
voy a celebrar nunca sé qué me voy a encontrar, a un peregrino emocionado o a
una alta autoridad. Sí celebramos en la Catedral actos fechados y estipulados.
Me coordino muy bien con las compañeras de protocolo del Ayuntamiento y de la
Xunta”.
Las emociones en los eventos.
Luis
Ferrer i Balsebre, psiquiatra y académico numerario de la Real Academia y
Cirugía de Galicia.
“Emoción
significa empujar hacia algo. Lleva implicada una conducta espontánea,
orgánica. No pasa por el filtro de la razón. Las principales emociones son:
miedo, sorpresa, aversión, ira, alegría y tristeza”.
“Las
fobias lo son porque todas ellas en su momento se cobraron vidas. Al poder
pensar podemos proyectarnos hacia el futuro. Tenemos dos inteligencias, dos
cerebros: racional y emocional. El cerebro emocional nos salva”.
“Con la
cabeza se piensa, con el corazón se siente. Una emoción muy fuerte gobierna
nuestra conducta”.
“El
protocolo define las reglas de las relaciones humanas para que estas sean
posibles. El evento se define como un suceso importante y programado de índole
social, académico, artístico o deportivo”.
“El
protocolo establece unas reglas para una relación humana adecuada a un contexto
determinado. Su función es guiar o regular determinadas acciones para evitar
incidencias. Elimina incertidumbres, orienta y asegura. Ayuda a contener las
emociones para facilitar respeto, integración y comunicación. Vivimos en un
Emocionato que nos debilita”.
“Símbolo
quiere decir lo que une. Los símbolos, estos rituales, se han ido debilitando y
así desaparece la comunidad. Internet ha propiciado una bulimia comunicativa a
golpes de emoción. Toda la publicidad va orientada a generar emociones”.
“Se busca
provocar, sentir emociones y con ello generar conductas, porque resulta muy
rentable. Las redes sociales no crean comunidad, sociedad, generan una
comunicación narcisista, vacía”.
“Si dejamos las
emociones sueltas, descontroladas, podemos tener una calamidad. El protocolo
tiene una función domesticadora de las relaciones humanas. Más que nunca hacen
falta profesionales como ustedes”.
Debate abierto. El tratamiento protocolario de las
autoridades en las empresas y la cesión de presidencia. Nuevos formatos de la
empresa. Pautas claves.
Francisco
Javier Vilariño Torreiro, gerente de Relaciones Institucionales y Protocolo de
Abanca.
“Si algo
define al protocolo es la calidad y excelencia”.
“El
manual interno de protocolo de empresa marca las pautas de interacción. Debe
ser un documento flexible, adaptado, vivo. Debe estar avalado por la cúpula de
la empresa”.
“Abogo
por el peinado de autoridades, y de todos los grupos invitados. No se invita a
alguien para tratarle mal y no darle el trato que merece. Hay que evitar la
arrogancia, hay que tender siempre puentes”.
“Es
importante fijar públicos objetivos. Debemos ser más selectivos a la hora de
invitar a las autoridades. Cedemos a las máximas autoridades, pero sólo la
presidencia no más puestos”.
“Todos
nos debemos a nuestros superiores, no es fácil hacerles entender que se les
desplace. Los empresarios son embajadores de un territorio. A las autoridades
les conviene también arroparles, hay que equilibrar”.
“Debemos
entablar buenos vínculos entre el protocolo institucional y empresarial.
Apoyarnos, tener empatía”.
“Hay que
hablar más de nuevas herramientas que de nuevos formatos”.
Mar Gil González,
especialista en eventos corporativos, trabajando en el sector de la industria
farmacéutica.
“La
empresa es pionera, siempre va abriendo camino, por el gran enfoque
marketiniano”.
“Hay que
coordinar a mucha gente en eventos virtuales. Pero cuidado con los formatos
innovadores, depende del público funcionan o no”.
“Los
eventos virtuales han venido para quedarse. Muchos ya han realizado la
inversión. Hoy mismo celebramos un evento híbrido”.
Gema
Martos Caballero, directora de protocolo de CaixaBank.
“Invitamos
a las autoridades porque es beneficioso, pero también nos puede restar protagonismo
a la empresa, aunque la balanza se inclina a invitarles”.
