IV Foro Profesional de Protocolo y organización de Eventos

 

Los días 14 y 15 de marzo se celebró en Murcia el IV Foro Profesional de Protocolo y organización de Eventos, organizado por la Delegación de Murcia de la Asociación Española de Protocolo y la UCAM. En el salón de actos Campus de los Jerónimos de la Universidad Católica de Murcia pudimos disfrutar de grandes ponentes y del reencuentro con grandes amigos. 

 

Todas las exposiciones resultaron muy interesantes pero transcribir cuanto escuchamos resulta imposible, comparto alguna cosilla.

 

 

Conferencia Inaugural. “Inteligencia artificial en la organización de eventos”. Belén López Ayuso. Vicerrectora de Enseñanza Virtual, UCAM.  

"La Inteligencia Artificial es una disciplina que nos viene acompañando desde hace tiempo. Los ordenadores han aprendido a través de redes neuronales artificiales, tienen mucha más capacidad de cómputo".

“La IA crea contenidos basándose en lo que ha aprendido. Genera contenido nuevo. Según como la entrenemos, así serán los resultados".

“Para crear los mejores Prompts debes ser preciso y específico, contextualizar y limitar el alcance de la pregunta, evitar intrusiones demasiado largas, pedirle ejemplos, reformular la pregunta tantas veces como necesites”.

"Se generan muchas expectativas con las nuevas tecnologías, pero la inteligencia artificial no se puede usar absolutamente para todo”.

"Es muy importante la equidad y la privacidad de los datos. Los profesionales necesitan formación específica para utilizar eficazmente la IA para comprender sus implicaciones éticas. Uso responsable, evitando la violación de la privacidad".

“Los retos en IA son: transparencia, equidad y privacidad”.  

“Hay que explorar todas las herramientas que tenemos a nuestra disposición. Invertir tiempo para automatizar tareas que no aportan mucho. Los eventos memorables no los organiza la IA. Los organizas tú, con su ayuda".

Mesa redonda. “Ciberseguridad y seguridad en eventos”.María Dolores Cano Baños. Catedrática de la Universidad Politécnica de Cartagena.

"Ciberseguridad en un evento antes, durante y después. Avanzar en una sociedad para confiar en la tecnología. Hay muchos retos y desafíos. Y que nadie se quede atrás. Investigación, desarrollo y concienciación”.

"Los eventos ahora son híbridos y podemos sufrir ataques, lo que supone un riesgo de imagen y reputación. Se pueden filtrar datos de ponentes y asistentes. Y muchas veces es de forma interna, desde quienes organizan".

"Licitud. No puedes recoger datos porque sí, debes de decir para qué los vas a utilizar. Transparencia. Datos mínimos, cifrados. Consentimientos claros y revocables”.

"Riesgos. Phishing. Envío de correos falsos haciéndose pasar por el organizador para solicitar datos. Fugas de información. Cuidado con los propios empleados, y el uso de canales inseguros. Ataque a plataformas virtuales, híbridas. Clones de voz".

"Mapa de datos. No todo el mundo tiene que tener acceso a todo, segmentación. Valorar vulnerabilidades. Formar en ciberseguridad. Cuidado con los proveedores. Y con los códigos QR. Verificación de identidad. Contraseñas robustas en wifis".

"Cuidado en la elección de herramientas. Pensar cuándo usar un canal. Cambiar contraseñas, nunca la misma para todo. Copias de seguridad, fundamentales. Analizar qué hacer si hay un ataque para salvar el evento".

"La ciberseguridad tiene que formar parte del diseño del evento. No exime de un ataque, pero minimiza riesgos. Esto es un deporte en equipo".

Ignacio Ron Burgo. Director Territorial Levante. Prosegur.

"Anticiparse, soluciones a medida y rápidas en un entorno tan volátil como el que tenemos. No quedarse fuera de juego ante la tecnología".

"En un evento cada uno tiene una misión y función. Se cubren riesgos de intrusión, robo, reputación, de orden público... Actuamos en eventos musicales, congresos, deportivos, culturales. Cada uno requiere unas necesidades". 

 

 

Mesa redonda. “Cómo proyectar tu evento. Marketing en eventos”. Nacho Tomás Ruiz. Director General de la Agencia N7.

"Tenemos sobredosis de eventos. Cuesta encontrar al público que acuda a tu evento. Un evento es imagen, marca".

"Un evento tiene que destacar. Qué transmite, qué vas a mover en redes sociales. Mejor pocos patrocinadores".

"No dejarse llevar por un influencer que tenga un millón de seguidores, yo si quiero los puedo comprar esta noche. Mejor contar con un influencer local. Aprender marketing y luego lo aplicas a todo".

Ricardo Lozano Cutillas. CEO & Founder de “Murcianeo”.

"Personalizar contenido. Diversificar. Nuestra plataforma aprende de los gustos del usuario. Publicidad dirigida y personalizada. Saber qué canales utilizar, optimizar. Llegar a tú público objetivo".

"Comunicación integrada. Planificar. Elegir creadores. Buenos impactos. Focalizar la campaña de marketing con tú público objetivo".

"La inteligencia artificial ayuda mucho a agilizar el acceso y controlar la seguridad en los eventos. Hay que aprovechar todos los avances para hacer una mejor experiencia al usuario".

Anabel Hernández. Directora y creadora de contenidos “Mira qué plan”.

“Uno de los errores de marketing en eventos es no avisar con tiempo suficiente para que la gente pueda organizar su fin de semana. Es difícil recopilar tanta información de eventos".

"Las ferias de hamburguesas están muy de moda. El primer día si el evento dura varios días yo voy y lo grabo, lo enseño desde dentro. Que te vean la cara, probar esas hamburguesas. Humanizar el evento, que sea muy interactivo. Compartir".

 

 Mesa redonda. Los gabinetes de comunicación y protocolo en grandes empresas”. Ana Olivares. Events & Protocol Spain. Airbus.

"El protocolo es una herramienta esencial para mejorar relaciones estratégicas. Aporta reputación e imagen”.

"En Airbus trabajamos, combinamos, protocolo público y empresarial. En comunicación la organización de eventos es lo más estresante. Trabajamos con unos objetivos muy concretos”.

"La mayor dificultad es la reducción de personal en función del presupuesto. Un reto: revalorizar la importancia del protocolo. Es básico para la reputación de la empresa, para ponernos en valor".

"Una foto da la vuelta al mundo. Hay que saber proyectar a tu empresa".

"Las nuevas tecnologías son una oportunidad, tienes que formarte, adaptarte a pasos agigantados. Ayuda a automatizar la gestión de un evento, análisis de datos más eficiente. Es una realidad de usos múltiples”.

"La sostenibilidad en eventos es muy valorada, siempre puedes ir mejorando. Medimos los eventos desde distintos parámetros".

"Habilidades de un profesional de protocolo: discreción, adaptabilidad, gestión del estrés, mucho sentido común. Hay que estar en constante formación, conocer las nuevas tecnologías”.

"Lo primero es que las empresas den valor al protocolo, porque va a mejorar su reputación. Ayuda la asociación, hay que conectar, difundir, trabajar en equipo”.

David Conesa Ferrer. Director de Comunicación del Grupo Orenes.

“El protocolo aporta orden, estructura, una manera de comunicar, refuerza nuestra identidad, fideliza clientes, nos sitúa en otro plano".

"Utilizamos mucho las redes sociales, son una herramienta maravillosa para poder informar e impactar. Todo está centralizado, cuidamos mucho las formas y el contenido".

"En Grupo Orenes creamos en 2018 el departamento de Comunicación. Ordenamos y estructuramos todas las aéreas que trabajan con el cliente, para ser más eficaces y no improvisar. Hemos adaptado todo a nosotros, ha sido titánico".

"La clave es la fidelización del cliente. Hay que medir lo que hacemos, nuestros resultados. Encuestas de satisfacción. Hay que vender muy bien lo que haces. No somos un gabinete de coste. Tenemos poco personal, pero vamos creciendo".

"Con las nuevas tecnologías podemos impactar a mucha más gente. Hay que integrar estás nuevas herramientas para mejorar nuestros procesos. Cada evento aporta muchísima información. Desde protocolo hay que saber hacer de todo”.

"Hay que minimizar los impactos negativos. Hay que ir más allá. Entornos laborales más flexibles, accesibles y seguros. Las empresas somos los motores de la economía”.

"El profesional de protocolo tiene que formarse muy bien. Tener ilusión y siempre mucha curiosidad. En evolución constante. No perder el sentido común. Las empresas van a ir incorporando a más profesionales".

"Los profesionales de protocolo tenemos que saber vendernos. Somos mucho más que organizar un evento. El protocolo aporta confianza, somos el puente de las relaciones humanas".

Mesa redonda. Protocolo universitario. Tradición y modernidad”. Alba Nasarre i Vicente. Responsable de Protocolo de la Universidad de Barcelona.

"Según la economía del graduado la ceremonia se hacía con más o menos pompa. Los colores asignados a la titulación se han mantenido en el tiempo. Cada universidad creaba sus estatutos. El primero es de 1607”

"Drones en un acto de apertura en interior. Innovando, aportando sorpresa y espectacularidad. Cada año elegimos un lema".

Joaquín Hernández Arcas. Jefe de Protocolo y Eventos de la UCAM.

"Las primeras escuelas surgen de la iglesia católica, por ello hay mucha similitud con las ceremonias eclesiásticas. El color como signo de identidad, diferenciador de la titulación"

Francisca de Paula Saravia González. Jefa de Protocolo de la Universidad de Córdoba.

"En Córdoba cada año le toca celebrar el acto de Apertura de curso a un centro. Se ha oficializado que las autoridades que asisten al acto, presidente/a Comunidad, consejero/a, alcalde/sa, aunque sean doctores/as no asisten ya revestidos. Sí lo hace el Rector y los académicos. Nos adaptamos e innovamos".

"En las investiduras pueden surgir muchas cosas. Siempre existen soluciones. Hay que repensar cómo hacer el acto".

"El ceremonial es el mismo, pero hay que adaptarse a muchas cosas. A los protagonistas, a la sociedad, a la climatología... Y que fluya todo con normalidad".

 

 

Mesa redonda. “Cómo conseguir un evento inclusivo”. Javier Aguado Alonso. Coordinador de Eventos y Protocolo DIRCOM Grupo Social ONCE.

"Se ha reformado afortunadamente el artículo 49. El término reglamentado ahora es personas con discapacidad".

"Eventos para todos. Atención a los escenarios con escaleras. Es cierto que hacer una rampa es una inversión, pero ya la tienes. Interpretación de lengua de signos. No todos saben manejar códigos QR".

"Creativos e innovadores pero acorde a las discapacidades”.

María José Flujas Leal. Coordinadora de Protocolo de ONCE Andalucía, Ceuta y Melilla.

"Nuestros actos deben ser coherentes, transversales, igualdad de trato y que afecte e implique a todo el personal. Que todos participen y disfruten del acto".

"La discapacidad es la interacción de una persona con el entorno. En España tienen discapacidad tres millones y medio de personas. Las barreras se pueden superar".

Víctor Díez Belmonte. Responsable de Innovación y Diversidad de ASTRADE.

"En relación al autismo tiene que haber una capacitación real de los profesionales, saber qué no debo hacer y cómo comportarme. Información anticipatoria, salas de descanso, de regulación. Flexibilidad en la participación".

"En ASTRADE preguntamos al organizador, tenemos que saber con antelación cómo va a transcurrir todo. La innovación está en el apoyo concreto a la persona. Interacción no forzada. La propia butaca puede generar incomodidad a la persona con autismo".

 

 

Conferencia. “Gestión del estrés en eventos”. Juan Antonio Sáez González. Psicólogo especialista en trastornos de ansiedad.

“La ansiedad es un conjunto de procesos psicológicos y fisiológicos que aparecen cuando se perciben peligros reales o percibidos. Nos predispone a reaccionar rápidamente a la menor señal de que hay que hacerlo”.

"La incertidumbre genera ansiedad. El cerebro no tiene capacidad, recursos, para asimilar tantos datos. Ansiedad rasgo y estado. Venimos con la capacidad de buscar fallos. En un evento surgen fallos, problemas. Cuál ves tú, y los otros".

“Hay que identificar los estresores en la organización de eventos. Uno mismo, plazos, logística, expectativas, clientes exigentes, imprevistos”.

“Durante un evento hay que controlar el estrés excesivo, la pérdida del foco del evento y creatividad. Y los errores no vistos por nadie”.

"Somos nuestro propio estresor. Tenemos que practicar la autoexigencia realista. Una gran mayoría padecemos fatiga emocional. Repetimos lo que nos compensa".

“Cómo podemos evitar ponernos nerviosos. Con planificación, con antelación, delegación de tareas y comunicación efectiva, entre otros”.

"Está muy de moda ser estoico. Pues no te preocupes por lo que tú no puedas controlar. Cuanta más comunicación en la organización de eventos, menos imprevistos. Te levantas con el humor que te acuestas. Tomamos unas 30.000 decisiones al día".

"Hay que aprender a jerarquizar problemas. Con ansiedad todo lo vemos un problema".

"Los horarios siempre deben ser por intervalos, dejando quince minutos, espacios en blanco. En mitad de una crisis, insiste en cómo cambiar".

"No tomes una decisión cuando estés hierático, solitario, hambriento o cansado".

“Herramientas que nos pueden ayudar a controlar la ansiedad. Meditación, respiración diafragmática, musicoterapia, aromaterapia. Ejercicios de tensión/distensión, yoga, mindfulness y tiempos fuera”.