II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Jueves, 3 de Abril de 2014

Del 3 al 5 de Abril de 2014 se celebró en Madrid el II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Promovido por el Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE), el Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela (UCJC), el Departamento de Periodismo IV de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid (UCM), el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) centro adscrito de la Universidad pública Miguel Hernández de Elche junto a las asociaciones de Protocolo de Cataluña, Galicia y Baleares y Ediciones Protocolo (Revista Protocolo). En esta ocasión la temática del Encuentro tuvo como reclamo central la “Escenificación del Mensaje”, es decir, la puesta en escena de los eventos. Las claves actuales de comunicar a través de ellos por las organizaciones promotoras y el poder comunicacional, de marketing y de ventas que puede emplearse a través de los mismos.

Cuestiones muy interesantes se abordaron durante el Congreso. Reflejar todo lo expuesto resulta imposible. Os dejo una pequeña pincelada.

Jornada del Jueves, 
3 de Abril de 2014. 

Alex Blanco y Carlos Morales.  DICOM Events.

"Comunicar es dejar un recuerdo. Las formas refuerzan las marcas. Las texturas crean sensaciones. Las dimensiones también cuentan. El gigantismo impacta e impresiona. La luz, la gran utilizada en los eventos, quizás es resulte la herramienta más económica. Con ella transformas un espacio. Contextualizar ayuda a sorprender".

“La creatividad ha de colocarse al servicio del producto y nunca al revés. Proceso a seguir: conocer, focalizar, estructurar y construir. Algunos piensan que todo el mundo sabe hacer de todo. Y no es así. La decoración crea atmósfera, predispone al público para lo que va a recibir después, comunica. No hay que ser excesivos. Hay que saber utilizar los recursos. El detalle importa y mucho, coloca la guinda en el pastel.

Tengamos presente que hay que trabajar siempre con una base técnica detrás, para evitar contratiempos. El tiempo que inviertes en realizar una maqueta, en diseñar planos, en visualizar lo que pretendes conseguir lo ganas después. Hay que investigar continuamente en nuevos materiales, evolucionar. Imprescindible prestar mucha atención a la seguridad. No queremos accidentes”.

Fernando Martínez. @FernandiscoOK. Dinámika.

“La música no es una tontería. Las cosas han cambiado. Ahora no se trata de contratar a alguien que te pinche música, en plan aventura. Hay que hacer un trabajo de campo, un perfil de los invitados a tu evento, “encaje de bolillos” para ver si la música que les vas a poner gustará a ese público, a ese cliente.

La parte técnica en un evento es muy importante, pero más lo son las personas. Las personas comunican. Debemos tener vocación de solucionarlo todo, con gran naturalidad. Tenemos que ser creíbles en lo que hacemos.

Hay que coger todo lo bueno que tiene la gente, y colocarlo en el espacio que nos toca. En este país hemos improvisado demasiado y eso ahora ya no funciona. En los eventos resulta imprescindible siempre hacer un ensayo general. Ajustar y organizarlo todo al mínimo detalle”.

Eduardo Pascua. CTO de Zerintia Technologies. 

“La Wearable Technology y Google Glass nos permite potenciar nuestras habilidades y capacidades, con las manos libres pudiendo interactuar. El crecimiento en los próximos años va a ser exponencial. Una oportunidad a nivel de negocio, y comunicación que no hay que dejar de aprovechar. Gafas, pulseras, anillos, ropa inteligente. Lo bueno de estos dispositivos es que podemos trabajar sobre ellos, y sacarle un gran rendimiento.

Google Glass es una obra de ingeniería. No es un dispositivo independiente. Hay que pensar en él como un móvil, al que se le ha dado una forma de gafa, de patilla. En vez de tener una pantalla táctil está proyectada. La sensación no resulta intrusiva. Es una pantalla semitraslúcida que nos va acompañando.  Son súper resistentes, no se mueven, no se caen, ajustan perfectamente. Dispone de micrófono y de audio. Podemos realizar micro conferencias y crear innumerables aplicaciones. Tiene una duración de seis u ocho horas. Se puede alcanzar, con una segunda patilla, hasta 24 horas”.

 Javier González. SCP Creación y Producciones de Eventos.

“Todas las empresas quieren transmitir austeridad. En eventos todo cambia. Hay que unirse al cambio. Somos partidarios de una puesta sencilla en escena, pero muy eficiente en contenidos. El evento sostenible al 100% no existe. Pero sí debemos hacerlo tan sostenible como nos sea posible. Aplicar últimas tecnologías exige trabajar en equipo. Y que el cliente arriesgue y crea en ti. Porque no podrá visualizar el evento hasta que se realice.

El streaming no me convence mucho, pero es una forma de llegar a todo el público. Los avances tecnológicos hay que utilizarlos de manera racional. La creatividad en la puesta en escena es clave. Pero hay que cuidar mucho el mensaje. Podemos perder esencia si la tecnología es demasiado espectacular. No olvidemos nunca comunicar”. 

Raúl del Moral. Tufabricadeeventos.com

“Cuando organizamos un evento el cliente, en parte, es el que asiste al evento, el que participa en el mismo. Intenta que cada participante viva el evento de una forma distinta, no les trates como si fueran un rebaño. Nos preocupamos por el impacto visual, por el lazo, pero a menudo nos olvidamos de los participantes en el evento. Adapta, personaliza. No preguntamos, gran error. Una de las cosas que más se valoran en un evento es compartir experiencia con los demás, hay que explotar esto. Hay que ser valiente y cambiar los formatos, para satisfacer las necesidades de los que asisten a los mismos”. En Networking de eventos lo ideal es trabajar por preferencias, productos y servicios. Y el sistema yo te pido y tú me aceptas. Aportemos soluciones a problemas que generen notoriedad y experiencias inolvidables”.

 Yolanda García. Arquieventos.

“Hay que darle un trasfondo de profesionalidad a todo lo que hacemos, y transmitir seguridad. En eventos trabajamos con el elemento más valioso del mundo, las personas. Cuando reunimos a una multitud en un espacio somos responsables de su seguridad. Vienen a disfrutar, no a sufrir una desgracia. Festivales y conciertos son muy difíciles de controlar, por la gran cantidad de personas que se dan cita. Y las eventualidades ocurren.

Analicemos siempre al público que queremos llegar a corto, medio y largo plazo. Hay que encaminar al cliente a dónde quiere llegar, y analizar cuál es el espacio más acertado para desarrollar su evento. La fase de discusión o debate técnico es la más creativa. A menudo te transmiten una idea, o no te lo cuentan todo o no te lo cuentan bien. A veces es un poco complicado. Cuando el evento se plasma sobre el papel todo empieza a encajar. Siempre hay que tener un plan B. Por cada evento que hacemos, por pequeño que sea, siempre se aprende algo. Después conviene valorar en frío. En  el mundo de los eventos hay que crearse una determinada posición para asegurarse la continuidad, el estar aquí”.

Jorge Hernández. Global Events Group.

Decía Aristóteles “Aquel que no vive en sociedad o es un dios o es una bestia”.

Pensar en aspectos cerrados y delimitados en eventos es muy peligroso. También clasificarlos. En eventos no se puede pensar estrictamente en sí estamos haciendo un evento A o B. La creatividad está en pensar cuál es la necesidad del cliente, y sobre esa necesidad se construye en evento.

Hay que trabajar en un mensaje general y específico. El mero hecho de celebrar un evento ya transmite un mensaje. Cuando organizemos un evento en otro país, hay que tener muy en cuenta las tradiciones, el protocolo, la realidad profesional, también la forma de pago del país”.