II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Jornada del Viernes, 4 de Abril de 2014.

Del 3 al 5 de Abril de 2014 se celebró en Madrid el II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Promovido por el Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE), el Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela (UCJC), el Departamento de Periodismo IV de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid (UCM), el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) centro adscrito de la Universidad pública Miguel Hernández de Elche junto a las asociaciones de Protocolo de Cataluña, Galicia y Baleares y Ediciones Protocolo (Revista Protocolo). En esta ocasión la temática del Encuentro tuvo como reclamo central la “Escenificación del Mensaje”, es decir, la puesta en escena de los eventos. Las claves actuales de comunicar a través de ellos por las organizaciones promotoras y el poder comunicacional, de marketing y de ventas que puede emplearse a través de los mismos.

Cuestiones muy interesantes se abordaron durante el Congreso. Reflejar todo lo expuesto resulta imposible. Os dejo una pequeña pincelada.

Jornada del Viernes, 4 de Abril de 2014. 

Alejandro Gómez. Threevents.

“La creatividad es esfuerzo, planificación, equivocación, atreverse, riesgo. Hay que buscar nuevas formas de comunicar, de trasladar el mensaje. Nuevos espacios y modos de interrelación. Tenemos que pensar cómo mejorar nuestras presentaciones, cuándo y por qué serán más serias o más lúdicas. Y generar otras propuestas escénicas”.

Sonia Perezmínguez. Acciona Infraestructuras.

“Mi máxima siempre es humanizar espacios y conectar a la gente. Y si es con una sonrisa mucho mejor. En los previos a los desayunos informativos es importante mantener un entorno confidencial, cómodo y privado. Un email, es el canal más eficaz para enviar invitaciones a desayunos informativos. Los días más apropiados para celebrarlos son miércoles o jueves”.

Dario Regattieri. CEO Eventisimo.

“Valor y coraje para buscar nuevas formulas, para abrir nuevos caminos, no es tan difícil. En España hay mucha gente con mucho talento. Tú mismo te tienes que vender. No nos juzgaran por nuestras posesiones sino por nuestras creaciones. Vivimos un momento en que está cambiando la forma de comunicar. No estamos en una crisis, estamos en un cambio radical de era. Y esto es fantástico. Me tengo que reinventar. Antes nos decían lo que teníamos que hacer. Ahora nosotros no ejecutamos sino que nos convertimos en ejecutores, tenemos opiniones. Tenemos que tomar las riendas y ser valientes. Allí donde hay una empresa de éxito, alguien con talento tomo una vez una decisión valiente.

Todos podemos gestionar, desde hoy mismo, cualquiera de nuestras inquietudes. Hay que trabajar siempre mirando al futuro, no para hoy o para mañana. Tener siempre presente que la impuntualidad es una falta de respeto y no de tiempo. Si la mente os dice una cosa y el corazón otra, seguir siempre al corazón porque es compromiso y pasión.

Plantearos siempre lo siguiente: os voy a enseñar lo grande que soy. Sal de tu zona de control. No gana el más rápido o el más fuerte sino el que sabe jugar con sus propias fortalezas. Tenemos que estar motivados para ganar.

En eventos y en todo hay que hacer lo imposible de lo imposible. Hay que ser positivos siempre. No recordar constantemente lo mal que está todo. Nuestra actitud se transmite, todo cuanto decimos y hacemos. Cada uno de nosotros influimos en unas ocho mil personas. Las ideas deben compartirse, no protegerse.

Ocho claves para el éxito: tener ideas, ser persistente, servicial, enfocar las cosas, empujar a los demás, ser un buen profesional, ser trabajador y lo más importante de todo ponerle a todo pasión y corazón. En el mundo de los negocios se resume todo a dos palabras: o tienes un buen producto o tienes un buen servicio. Cada día me pregunto lo siguiente: lo que estoy haciendo aquí y ahora es suficientemente bueno”. 

 Javier Sánchez y José Mª Barea. 

Acciona Producciones y Diseño.

“La innovación no es solamente tecnología, también enfoque social y desarrollo sostenible. Hay dos elefantes que no vemos: la superpoblación y el consumo. Nadie se atreve a enfrentarse a estos dos grandes problemas. El calentamiento global y la degradación medio ambiental. Ambos los provocamos nosotros, y nos están afectando día a día. Y cada vez los sufriremos más. Hay que integrar la sostenibilidad en los eventos. Tomar conciencia de todo lo que daña el medio ambiente. La ingeniería cultural, una estrategia global de comunicación, tiene que ir más allá del propio evento y hacerlo sostenible. Nosotros somos la primera comunidad dedicada exclusivamente a sostenibilidad en industria de eventos. Hemos desarrollado una tecnología para medir el impacto medio ambiental de un evento”.

Eric Mottard. Eventoplus

“La emoción y el impacto de un evento sí se pueden medir. El sector no funcionará bien mientras las agencias digan: es imposible medir el impacto de un evento, el retorno de la inversión (ROI). Y los clientes  crean que sí es necesario, y lo quieran.  

Tenemos que influenciar a un público objetivo para que actúe de forma diferente después del evento, de una manera que ayude a la empresa a cumplir sus objetivos. El evento más que una herramienta de comunicación, es una herramienta de manipulación, aunque suene un poco feo. Si quieres cambiar a la gente para que actúen de forma diferente, tienes que hacer un evento.

Cuando un ponente es bueno de verdad, no solamente logra que los asistentes disfruten y ganen conocimientos, sino que consigue que en adelante cambien su forma de percibir y hacer las cosas, para mejorar y crecer.

Cometemos casi todos el mismo error, invitamos a mucha gente porque queremos llenar, y no pensamos en objetivos de negocios. No preparamos bien el antes, ni lo seguimos después. Una de las claves en eventos está en saber a quién invito, cómo lo hago y como lo trato en mi evento”. 

Jesús Almagro, jefe de Cocina del Restaurante Piñera (Madrid)

Y  David Ramos, director general de Klimer. 

“Podemos revolucionar e innovar en los catering con nuevos sabores y formatos. Los pequeños detalles siempre cuentan, sorprenden, impactan. La idea es que el cliente, el invitado que asiste a un evento participe y disfrute de la cocina. Y sobre todo que esa experiencia genere un recuerdo. Apostemos por la creatividad, por disfrutar de todos los sentidos”. 

Susano Blasco. 

Dirección de Relaciones Institucionales del Congreso Diputados. 

“A la hora de organizar una Sesión Regia se requiere una estructuración muy clara y precisa. Hay que mantener el protocolo, respetar sus ritos y tradiciones porque dan legitimidad. Es muy importante quien fija las directrices de una sesión regia. Deben diferenciarse las sesiones regias de las que se hacían en el siglo XIX”.

José Bonilla. Jotamás.

“Una cumbre de estas características se organiza con la finalidad, entre otras, de potenciar la proyección internacional de una ciudad. Favoreciendo la identificación de la misma como ciudad de negocios. Con capacidad para organizar eventos internacionales. En la organización de la Cumbre Mundial de Alcaldes celebrado en Bilbao en 2013, movilizamos a 352 personas de 25 empresas diferentes. El coste total fue de 553.000 €. Establecimos un protocolo específico de seguridad y sanitario, para solventar posibles incidentes. Las empresas externas pueden ser una buena solución para, en momentos puntuales, dar apoyo técnico y profesional a los departamentos de comunicación instituciones”. 

Carlos Fuente. 

Director del Instituto Universitario de Protocolo de la UCJC.

“Existen eventos oficiales que responden todavía a formatos del pasado, rancios, distantes, poco comunicativos. Otros consideran que pudiera darse mejor aprovechamiento de la puesta en escena que proyectan las instituciones públicas. Los eventos oficiales que apenas requieren esfuerzos presupuestarios, la mayoría responden a formatos que convierten los actos de nuestras instituciones en viejas fotos, y lo digo con dolor de corazón. Resulta evidente que a través de estos actos oficiales, comenzamos a quedar bastante atrás con respecto a lo que se está haciendo en otros países. Evolucionar en eventos institucionales no supone destruir nada.

Los medios de comunicación sienten gran desapego hacia los eventos oficiales. Los vinculan a las imágenes tan poco atractivas y comunicativas, a las que estamos haciendo referencia. Se necesitaría una mayor interacción con el público. Menos boato y más cercanía. Más participación y menos representación institucional. Así no se deja en buen lugar al protocolo y al ceremonial de Estado. El Estudio, que hemos realizado, sobre percepción periodística de los eventos oficiales da para reflexionar.

Lo más importante viene implícito en el título de la propia ponencia. Hoy es más necesario que nunca actualizar los formatos de los actos oficiales. O cambian estos formatos o asfixian al político”.

Aránzazu Andújar. Protocolo del Senado.

“A veces la innovación en una institución como el Senado es difícil, por los espacios de los que disponemos. Los escenarios y medios nos limitan los márgenes de actuación. No se debe perder nunca la perspectiva de donde estás. Algunos actos implican solemnidad, respeto y apoyo institucional, y poco se puede innovar sobre ellos”.