El Instituto Mediterráneo de Estudios
de Protocolo (IMEP) de Elche, Alicante, ha organizado, en colaboración con el
Auditorio y Palacio de Congresos el Batel de Cartagena, el curso estival
“Protocolo y Organización de Eventos”.
Durante los días, 4 y 5, 11 y 12, 18 y 19 de Julio tres cursos altamente especializados, “Protocolo Institucional y
técnicas para la Organización de Eventos”, “Eventos Culturales” y “Protocolo en
la Empresa”, con una duración de dos días cada uno, han permitido una oferta
formativa singular y muy adaptada a las nuevas demandas de empresas e
instituciones.
He tenido la posibilidad de asistir al
segundo curso formativo “La Organización de Eventos Culturales”, donde se nos
aportaron conocimientos desde muy diversos puntos de vista. Los ponentes
realizaron un práctico y actual análisis de los distintos conocimientos,
disciplinas, capacidades, técnicas y estrategias que nos servirán para mejorar
los objetivos marcados, y reputación de cualquier evento cultural o deportivo
que lleve a cabo una institución, fundación, empresa privada, entidad o
asociación.
El
jueves 11 de Julio, el Doctor Jorge J. Fernández nos habló de liderazgo, habilidades de
comunicación y gestión eficaz del tiempo. Y de la organización de eventos
culturales y deportivos. Explicó Dr. Fernández que el liderazgo es un arte, una
combinación de características innatas y otras aprendidas, en beneficio del bien común. Comentó que en cualquier actividad que
realicemos lo primero de todo es confiar en uno mismo, y después en su equipo
de trabajo. Recomendó invertir la
pirámide y prestar atención a los segmentos más bajos, que suelen tener más
información que los que están arriba. A lo largo de su ponencia, entre otras
muchas, escuchamos algunas frases que nos hicieron meditar:
- “Se gestionan los recursos y se
lidera a las personas. Un buen líder escucha siempre con empatía”
- “No se pueden controlar los
sentimientos hacia los demás, pero sí el comportamiento”
- “Aferrarse a paradigmas obsoletos nos
paraliza mientras el mundo avanza y evoluciona”
-
“El que no arriesga no triunfa jamás.
Hay que ser valientes y luchar día tras día”
-
“No
soy mejor que nadie, pero sí soy diferente”
-
“Con
determinación siempre se puede lograr lo que queremos”
Respecto a las habilidades de
comunicación Dr. Jorge Fdez comentó que una
comunicación eficaz nos permite transmitir mucha información. “Hablamos
más que escuchamos, y hay que escuchar mucho más. Hay que aprender a entenderse
con los demás”. Y para ello es preciso dominar la comunicación verbal y no
verbal. Una de las claves es saber escuchar. La escucha activa. Sin
interrumpir, sin juzgar, sin ofrecer ayuda prematura, con empatía. La
comunicación debe ser precisa, clara en la argumentación. Con un mensaje muy
bien estructurado. El emisor debe tener claro qué quiere decir, qué sabe decir
y que va a decir. Teniendo en cuenta siempre a qué tipo de audiencia se dirige.
Cuando Dr. Fernández trató el tema de la gestión eficaz del tiempo comentó que “No
le damos al tiempo el valor que tiene. El tiempo es limitado, no recuperable.
Es el mismo para todos. El tiempo es igual a resultados, a dinero”. Recomendó
trazarse unas metas diarias y cumplirlas. Definir lo que es prioritario,
registrar períodos de tiempo para actividades concretas, y realizar siempre
primero, al inicio de la jornada, lo que más incómodo o complicado nos resulte.
Hay que ser pro-activo y aprender a delegar con claridad y precisión. “Cuando se trabaja en equipo
debe primar el respeto, la autoestima, la educación, organización, motivación y
responsabilidad. Nunca dejarse llevar por la inercia, por los acontecimientos”.
Para
hablar sobre la organización de eventos Dr. Jorge J. Fernandez nos expuso y analizó
diferentes ejemplos de eventos deportivos, “que siempre resultan más complejos
que un evento cultural. Al pensar en eventos deportivos hay que ser más
productivos y realistas”. El ponente fue desgranando todo el proceso de diseño,
planificación, producción y ejecución.
También nos comento que “todo evento está lleno de actos”. Insistió en
qué lo primero que hay que preguntarse es: para qué organizamos el evento.
Importante también es pensar y prever “todo lo que puede ocurrir antes de que ocurra”.
“Hay que ser positivos y no ver problemas sino soluciones. Y nunca conformarse
con la mediocridad. Hay que fidelizar al cliente y ser diferente a los demás”.
El viernes 12 de julio, el profesor Daniel Simón
nos definió que es cultura. Nos habló de las habilidades y conocimientos de los
que debe disponer un gestor cultural. De cómo se desarrolla un proyecto
cultural. Abordó, paso a paso, la producción y la organización de conciertos,
festivales y exposiciones.
Insistió Simón, en varias ocasiones,
que lo primero que debemos hacer al plantearnos realizar un evento es “tener muy
claro el objetivo y finalidad del mismo. Así fluirán las ideas mucho mejor”. En
base al público que queramos llegar elegiremos una artículo u otro. Hay que
analizar bien el entorno del sector. Es más importante preocuparse por la
calidad de los eventos que hagamos, que por la cantidad. Un buen gestor
cultural debe tener sensibilidad, gusto, criterio e intuición. Y tiene que
estar dispuesto a arriesgar. “Se pueden superar muchas cosas, pero la falta de
iniciativa no”.
Comentó el profesor Daniel Simón que en la
organización de eventos culturales hay que innovar formatos. Las últimas
tendencias/necesidades apuestan por el formato remix y las uniones inéditas.
También es preciso trabajar en nuevas sinergias y conexiones. Hay que inventar
que hacer a continuación y hacerlo. El artista es el que ve una conexión antes
que los demás. Resulta imposible abarcarlo todo. Hay que elegir bien a los
clientes y subcontratar empresas del sector, preferiblemente a los autónomos
que son siempre más cercanos. Tenemos que ayudarnos aunque seamos competencia. Es
necesaria la especialización.
Durante la ponencia Simón nos matizó
cada una de las partes de un proyecto cultural. Contexto, definición, modelos
de gestión, producción, evaluación y
referencias. Nos habló de las peculiaridades de los distintos tipos de
conciertos (gira, bolo promocional, bolo de artistas noveles y festival) Nos puso
un ejemplo, paso a paso, de lo que sería organizar un concierto. Resultó muy
práctico y didáctico. Apasionante. También no mostró un ejemplo de una
exposición cultural.
Terminó
su ponencia hablando de la importancia, hoy en día, de la comunicación 2.0 para
difundir los eventos culturales. Para gestionar perfiles en redes sociales
conviene ponerse en manos de profesionales. Los Comunity Management cuidan y gestionan la comunidad. Y los
Content Curation crean y recomiendan contenido. A lo largo de su intervención
también escuchamos algunas frases para recordar:
-
“Los
aspectos protocolarios de un concierto (si habrá discurso, rueda de prensa,
reserva de asientos para autoridades, zona vip) conviene concretarlos previamente
con el manager. Es de sentido común”
reserva de asientos para autoridades, zona vip) conviene concretarlos previamente
con el manager. Es de sentido común”
- “El productor de un concierto tiene que
disponer de conocimientos y contactos.
Y traer calma al caos que se produce minutos antes de iniciarse el concierto”
Y traer calma al caos que se produce minutos antes de iniciarse el concierto”
- “Es clave saber encontrar una conexión
entre el artista y el público”
- “Hay que concretar en acciones
palpables el objetivo del programa”
- “Si se mezclan diferentes estilos
musicales en un festival sin coherencia corres el
riesgo de quitarle prestigio y público”
riesgo de quitarle prestigio y público”
-
“Algunos
ayuntamientos están cediendo gratis instalaciones al promotor, para no
perder
oferta cultural interesante”
El curso se caracterizó por una alta participación de los alumnos, lo que permitió el análisis
de múltiples casos prácticos, y el intercambio de puntos de vista sobre los temas impartidos
por estos dos excelentes ponentes.
El Auditorio y Palacio de Congresos El Batel
de Cartagena fue galardonado en la XII Bienal Española de Arquitectura. Belleza
e innovación. Digno de visitar. Con múltiples posibilidades para desarrollar
todo tipo de eventos. El edificio es obra del estudio de arquitectura
Selgascano, formado por los arquitectos madrileños José Selgas y Lucía Cano,
cuyo proyecto fue seleccionado en un concurso internacional convocado en el año
2001. Abrió sus puertas a finales de 2011.
