1er Foro Interprofesional sobre Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales.

 

 

La Delegación Valenciana de AEP y el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) en colaboración con el Centro de Negocios de Alicante, han celebrado esta mañana el Primer Foro Interprofesional sobre Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales.

De la mano de diferentes profesionales, representativos de distintos ámbitos y sectores, se ha analizado durante la mañana lo importante que resulta adaptarse a las necesidades del mercado. Comentaba Concepción Alhama, Gerente de IMEP y Delegada de la Comunidad Valenciana de AEP que “Estamos viviendo un momento idóneo para consolidar la unidad entre todos. Hay que aunar criterios e inquietudes” “A día de hoy es importante que el sector permanezca más unido que nunca, concentre  fuerzas, armonice estructuras y homogenice esfuerzos.  Además, debemos estar en un estado permanente de alerta para identificar otros posibles agentes con los que generar convergencias. Este Foro es uno de los ejemplos de esta actitud de suma positiva de las partes”

Cuestiones muy interesantes se han abordado y escuchado durante el Foro.

Reflejar todo lo expuesto resulta imposible. Os dejo una pequeña pincelada.

“El Protocolo es una herramienta para organizar, simplificar, propiciar y dar reconocimiento a un acto o evento. Jamás un adorno. Todo evento supone una inversión en comunicación directa para lograr notoriedad y posicionamiento. El mundo de los eventos está en alza y en constante evolución. Un buen profesional hoy más que nunca debe ser creativo e imaginativo. Por ejemplo, por qué no utilizar nuestro patrimonio cultural como escenario para desarrollar eventos empresariales. También precisa ser dinámico, proactivo, humilde, cercano, decidido y paciente. Y por supuesto apostar siempre por una formación modernizada y actualizada”.

Ramón Peche, Jefe de Protocolo del Excmo. Ayto. Aranjuez.

“Es necesario saber gestionar eventos educativos, sociales y culturales con un ambiente pedagógico. Porque la educación es la que mueve el mundo, la que nos va a hacer mucho más grandes. Tenemos que aprender a conocer nuestro entorno, como va cambiando la sociedad. Es importante dominar las nuevas tecnologías y las redes sociales para que nos ayuden a comunicar más y mejor. Para unir a muchas personas que trabajan por los mismos objetivos. Un evento tiene que estar bien estructurado para que todos se sientan reconocidos. Un buen profesional debe practicar la escucha activa, ser asertivo, participativo y humilde. Necesita saber lidiar con mucha mano izquierda. Y querer seguir aprendiendo”.

Elena Huete,Gerente AUCA Projectes Educatius.

“En la organización de Eventos Culturales hay que innovar formatos. Las últimas tendencias/necesidades apuestan por el formato remix y las uniones inéditas. También es necesario trabajar en nuevas sinergias y conexiones. Hay que inventar que hacer a continuación y hacerlo. El artista es el que ve una conexión antes que los demás. Resulta imposible abarcarlo todo. Hay que elegir bien a los clientes y subcontratar empresas del sector, preferiblemente a los autónomos y a los emprendedores que son siempre más cercanos. Tenemos que ayudarnos aunque seamos competencia. Es necesaria la especialización”.

Daniel Simón, Asuntos Aleatorios.

“Estamos en tiempos de supervivencia y de reinventarnos. Hay que formarse, es imprescindible. Y ser accesibles. En la organización de un acto o evento hay que tener el control absoluto de todo. Y si cometemos un error asumirlo. Otra cosa resulta contraproducente. Es muy importante ser humilde y tratar bien sobre todo a los de abajo, a la gente que está en bambalinas. Así si te ves en un marrón no te dejarán caer”.

Óscar López, Jefe de Protocolo Excmo. Ayto. Elche.

“Estamos sufriendo una crisis institucional sin precedentes. Hay que amar a la autoridad, al anfitrión, al invitado. Hay que saber sonreír y disculparse. Y pensar en cómo mejorar. La humildad es capital y fundamental. Cuando se está próximo a la autoridad estas en el filo de la navaja. Hay que educar al político en el respeto al protocolo. Somos la primera imagen de nuestras autoridades. Tenemos que enseñar a nuestros jefes a que nos manden. Es preciso tener mucha clase y saber estar dónde tenemos que estar”.

Fernando Estrela, Protocolo en la Generalitat Valenciana.

  

“El protocolo es muy importante. No soy partidario de etiquetar. Hay que sentar en la misma mesa al profesional de protocolo, para que organice el evento, y al profesional de comunicación y de relaciones públicas que son los que nos difundirán y venderán el evento. Unos sin los otros nunca llegaremos al objetivo final”.

Francisco Lorenzo, Portavoz Guardia Civil Alicante.

“Si permitimos que los actos que diseñamos los organicen los verdaderos profesionales de protocolo, la repercusión de los mismos será mucho mayor. El protocolo es siempre una ayuda. Un referente de la institución o empresa a la que representa. Un reto importante es organizar actos y eventos en nuevos espacios y ubicaciones. Hay que agudizar el ingenio para organizar con pocos recursos”.

Julia Gil, Responsable de Relaciones Externas y Protocolo en el Real Jardín Botánico-CSIC.

 

“El protocolo ha cambiado. Los parámetros ahora son otros y hay que saber adaptarse. Hay que buscar eventos para organizarlos. Y reflexionar hacia donde debemos llevar esta profesión. Hablar de eventos es hablar de comunicación. La empresa privada es actualmente el gran consumidor de eventos”.

José Vicente Ferrer ( CIVA RRPP).

“En nuestro caso podríamos decir que nuestros clientes son las personas y nuestro mensaje la solidaridad. Hay que conseguir llegar y convencer a los líderes de opinión. Vivimos de la credibilidad de las personas. Saber comunicar con nuestros actos y eventos es fundamental. Nosotros practicamos la austeridad, no podría ser de otra manera. Buscando fórmulas de esponsorización  se pueden realizar eventos a coste cero”.

Carla Vera, Relaciones Institucionales, Comunicación e Imagen Corporativa en Cruz Roja.

“Los empresarios consideran, cada vez más, la comunicación como una herramienta imprescindible. Las palabras y gestos vacíos no aportan. No dan buena imagen. No venden.  Vamos hacia la polivalencia de los equipos. Hay que ser transversales, ser una parte del todo.  Tenemos que ser flexibles, más negociadores, y empatizar mucho más. Y ofrecer elementos diferenciadores. Imprescindible hacer llegar mensajes claros. Y estar en permanente adaptación. Conocer bien este oficio. Tener imaginación, empatía. Hay que ser facilitadores y solucionadores. Hay que aprender y compartir.

Y conseguir convertir hechos ordinarios en extraordinarios”.

Fermín Crespo, Secretario General de COEPA.