VI Jornadas de Protocolo de Yecla,”Protocolo y eventos en el siglo XXI”

Del 21 al 24 de abril el Ayuntamiento de Yecla organizó las 6ª Jornadas de Protocolo “Protocolo y eventos en el siglo XXI”, en colaboración con AEP Región de Murcia y la Feria del Mueble de Yecla. Una oportunidad de ampliar conocimientos, compartir experiencias y ponerse al día en temas actuales y necesarios.

Profesionales de protocolo, comunicación y organización de eventos nos mostraron con sus intervenciones por qué conviene adquirir y actualizar los conocimientos en estas disciplinas. Herramientas, estrategias de comunicación, que nos ayudan a generar mejor imagen, y nos permiten posicionar y vender nuestro mensaje o producto destacando en todo cuanto organicemos.

Os dejo una breve pincelada de lo que escuchamos durante estas intensas y productivas cuatro tardes. 

Josep Solá Parés

“El protocolo municipal”

“El protocolo no es improvisación. Se basa en la norma, en la tradición y el sentido común.La sociedad tiene necesidad del protocolo tanto a nivel institucional como empresarial y social. El protocolo aporta soluciones, no debería ser solo sinónimo de actos y autoridades”.

“Una de mis preocupaciones es el intrusismo en protocolo. Creo que en muchos lugares se confunde al profesional de protocolo con la mano derecha del jefe (alcalde o presidente); el profesional tiene una visión mucho más amplia que no la concreta del personal de confianza”.

“Cuando asistimos a congresos de organización de eventos nos suelen mostrar actos en los que se ha invertido mucho dinero. Con la crisis económica estamos innovando mucho en la organización de eventos. Hay muchos actos y actividades que se pueden hacer, y no necesariamente tienen que ser lujosos y aparatosos. Hay que involucrar más a la sociedad civil en los actos. Hay que jugar con la sencillez. Hay que valorar que público tienes y tus posibilidades”.

“Cuando organizamos un acto tenemos de pensar mucho en las personas que asisten al mismo. Hay que cuidar cada detalle. Un error en el que se sigue cayendo mucho, es que todo el mundo parece que tiene que estar en la mesa presidiendo, aunque esta sea pequeña y estés a punto de caer”.

“En el ayuntamiento de Tarrassa siempre se ha creído en el protocolo. En el año 80 se decidió que el tema del protocolo era básico. Para nosotros es muy importante que las entidades que organizan actos sepan que pueden contar con nosotros, les explicamos cómo organizar sus actos, sin imponer nada. Si por ejemplo invitan al alcalde, tienen que tener muy claro qué papel juega en dicho acto y por qué debe o no presidirlo”.

“El problema de las banderas actualmente es más político que de simbología, al menos en Cataluña. A veces en los actos es mejor no colocar ninguna bandera”.

“Poner en común situaciones donde podamos aprender y dar nuestro punto de vista es muy importante. Creo que congresos, jornadas y seminarios deberían proliferar más, en detrimento de cursos más lucrativos que instructivos. Con todos los respetos hacia quienes los organizan”.

Juan Antonio de Heras Tudela

¿Es el protocolo el mayor enemigo de la noticia?

“Entre las muchas definiciones que he encontrado de protocolo, yo les he traído la que creo que puede ser más adecuada para el tema que vamos a desarrollar esta tarde. El protocolo es un conjunto de técnicas necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y para la buena consecución final de los mismos”.

“Es fundamental que protocolo y comunicación hagan equipo. Las relaciones entre ambos a veces son conflictivas. Gran error por ambas partes. Las dos funciones tienen que ir ligadas y ser asumidas por la organización. Usted puede convertir el protocolo en el mejor aliado de la noticia"

“La estrategia peor trabajada en la organización de eventos, a la que se le dedica menor esfuerzo siempre es cómo voy a tratar a los medios. Eso se deja para el final y no se puede desatender a los medios. Los actos públicos no están diseñados pensando en facilitar la labor de los medios, su estructura dificulta su tarea. Se piensa muy poco en el periodista como profesional que está trabajando. Se le debe facilitar su labor y pensar que no disponen de todo el tiempo del mundo."

“El protocolo deja para el final las intervenciones que tienen mayor interés informativo. El periodista ha tenido que levantarse en más de una ocasión antes de la finalización de un acto o rueda de prensa, porque se alargan en exceso las intervenciones. Lo más importante hay que contarlo siempre al principio. Hay que colocar nuestro mensaje en los tres primeros minutos de la intervención”.

“El periodista casi siempre desconoce de antemano si va a poder realizar preguntas y si estás serán antes o después del acto. Así vamos a la aventura. El periodista no es un invitado en el acto, está trabajando. El papel del periodismo se entiende esencial en nuestras sociedades, sin un periodista libre e independiente tampoco puede serlo la sociedad”.

   

“Para que la fotografía de nuestro acto tenga impacto informativo y refuerzo de marca hay que pensarla y organizarla muy bien”.

 

Carlos Fuente la Fuente

“El protocolo del Rey Felipe VI”

“El protocolo no es fijo inamovible todo va en función de lo que se esté celebrando. El protocolo se flexibiliza por su faceta de estrategia. Conviene preguntarse qué protocolo favorece más al evento que estoy celebrando”. 

 

  “Se han producido cambios muy importantes en protocolo. Hoy en día se le da el mismo tratamiento al consorte, sea mujer u hombre. Y se mezclan los puestos para que las mesas no queden excesivamente jerarquizada”.

 

“El Rey en la organización de sus eventos quiere conectar con la realidad social y económica de nuestro país. Su protocolo busca la relación entre personas. La Casa Real Española está practicando un protocolo que acerca, que rompe con la imagen real que la sociedad tiene de un rey. No necesitamos reyes impolutos, de cuentos. Este país tiene que recuperar el protocolo de un Jefe de Estado, no el de un Rey”. 

 

“La tendencia de Casa Real es practicar un protocolo a la carta. Se parte de un criterio y se adapta a las circunstancias. Se busca siempre que el protocolo no genere nunca situaciones de confrontación”.

“El Rey quiere que se le salude con respeto, no con fórmulas rígidas y desfasadas. No es obligatorio obsequiar al Rey con ningún detalle, en la medida de lo posible prefieren evitarlos. No aceptan regalos más allá de los denominados de cortesía". 

 

“Algo que ha cambiado mucho en el protocolo institucional es la ausencia de presidencias. El Rey no usa las presidencias clásicas, tradicionales. Ya no funciona la teoría de que los Reyes no podían dar nunca la espalda a nadie. Ahora los Reyes quieren estar al lado del público, asistiendo al acto, y saldrán al escenario pero cuando tengan que salir. Quieren presidencias sencillas, lo menos pobladas posibles. Se apuesta por la sencillez, el minimalismo”.

 

“Los medios de comunicación (no todos) dan prioridad a la forma frente al fondo. En cualquier evento cotidiano parece interesar más el vestido de la Reina o la corbata del Rey que la importancia de apoyar con su presencia, por ejemplo, un encuentro de afectados por las enfermedades raras. En consecuencia, su protocolo se ve obligado a prescindir de ciertos aspectos de forma para que no se desvíe la atención de lo verdaderamente importante”.

Diana Rubio Calero

“Protocolo social, indumentaria, y protocolo real en Arabia Saudí”

“Para hablar sobre las costumbres y el protocolo en Arabia Saudí hay que abrir mucho la mente, no nos podemos cerrar a los prejuicios. Estamos muy acostumbrados a decir “moros” de manera despectiva y no puede ser, son árabes o musulmanes”. 

“Demos a las cosas la importancia que tienen siempre desde el conocimiento y el contexto en el que se encuentran. La actitud rígida que algunos consideran tónica habitual, debe dar paso a formas de actuar flexibles, que en definitiva afectan de manera positiva y que son provechosas para las relaciones internacionales”.

“El 60% de la población de Arabia Saudí tienen menos de 25 años. Casi todos hablan inglés y dominan las nuevas tecnologías. Es una economía emergente, donde existe la segregación de sexos. Los hombres van por un lado y las mujeres por otro”.

“En Arabia Saudí la Familia Real, quince mil personas, es la más organizada del mundo. El Rey se coloca siempre en el centro, a su derecha la Familia Real, los varones, por edad de mayor a menor, y al lado izquierdo todos los religiosos del Islam, igualmente por orden de edad”.

“Los tratamientos en Arabia Saudí contrastan mucho con los de España, son Su Alteza, SA, Su Alteza Real, SAR, el Custodio de las dos mezquitas sagrada, el Shek, el Emir (príncipe)  Amira (princesa)”

“En España la descendencia y la corona va de padres a hijos, en Arabia Saudí va entre hermanos. Hay una Corte Real que se reúne y pregunta a los diferentes hijos si quieren ser reyes o no. Eligen al que está más preparado. El poder se gestiona siempre entre hermanos hombres y hermanas mujeres”.

   

“En Arabia Saudí todas las mujeres, las occidentales también, tienen que vestir la Abaya, que no tiene porque ser negra. Las occidentales no tienen obligación de usar el velo, pero deben llevarlo sobre los hombros. La guardia religiosa les puede llamar la atención. La mujer nunca puede mostrar sus curvas”. 

  

“La hospitalidad saudí, vayas donde vayas, siempre comienza ofreciéndote un café arábigo. Se toman una, tres, cinco o siete tazas, es tradición. Acompañado siempre de unos dátiles. Por cortesía debes mojarte aunque sea los labios. Se sirve hirviendo”. 

“Los saludos se efectúan siempre de hombre a hombre y de mujer a mujer. Cuando conoces a una mujer o a un hombre se le da la mano, y dos besos en la misma mejilla. Si tienes mucha relación con esa persona se le puede dar hasta seis besos en la misma mejilla. Si tienes mucho afecto o confianza se besa en la frente, o se frota nariz con nariz, jamás en la boca. Hombres y mujeres saudíes no se pueden tocar, ni abrazar. Cuando un hombre saudí saluda a una mujer occidental sí le da la mano. Entre hombres es común darse la mano y un beso en el hombro. Los hombres por la calle van cogidos de la mano. Y las parejas también”. 

“Todo evento da comienzo siempre recitando versos del Corán, lo hace un Imán o un niño o niña”. 

 

Ricardo de Prado Serrano

“Evolución de los departamentos de Protocolo en la Región de Murcia”

 

“Una parte muy importante del protocolo es la organización. El protocolo hace que, en un plano de igualdad, cada uno ocupe su lugar. La jurisdicción manda en la precedencia y ésta dependerá, a su vez, del grado de representación de cada uno de los cargos”.

“El protocolo está para solucionar problemas no para crearlos. El fin último es que todo el mundo que asiste a un acto, del primero al último, esté bien atendido y se encuentre cómodo. Cuando yo empecé era el tiempo del caos protocolario no había manera de ponernos de acuerdo. Lo pasábamos francamente mal. Con la llegada del R. D. Agosto de 1983 llegó la paz. Se fortalecieron los gabinetes de protocolo. Se creó la Jefatura de Protocolo del Estado, que sin justificación eliminó el primer gobierno de Aznar”.

“El protocolo ha evolucionado cualitativamente. Hemos dejado de ser acomodadores de lujo, porque así nos lo querían hacer ver. Ahora este es ya un mundo de profesionales muy bien formados. Hoy en día el protocolo es un grado. Nos ha costado muchos años conseguir esto”.

“Creo sinceramente que la evolución del protocolo en la Región de Murcia deja mucho que desear, al menos en las Instituciones Públicas. Me da mucha pena que nuestra Región con respecto a otras comunidades se haya quedado atrás. Todas las consejerías tienen Jefe de Prensa pero no tienen Jefe de Protocolo. Acuden todos a Protocolo de Presidencia cuando les interesa y conviene, porque todos quieren dejar bien a sus señoritos”.

“Usar el protocolo como arma política es algo terrible. Cuando falla algo lo primero que se cuestiona es el protocolo, muy injusto. Cuando se ha tenido que recortar lo primero, en protocolo”. 

“El protocolo es hacer en cada momento lo que corresponde. El protocolo siempre ha sido cercano. A veces corresponde la rigidez y otras no. En determinados actos hay que guardar ciertas normas y orden. La línea entre que todo vaya bien o se convierta en un caos es muy delgada, no puedes fiarte de la cortesía. Tenemos un protocolo moderno y flexible. El orden solo se consigue cuando hay un guión que estipula lo que a cada uno corresponde”. 

Joaquín Hernández Arcas

“Ceremonial para un Honoris Causa: tradición y modernidad”

 

“En nuestra universidad, la UCAM, realizamos un máximo de tres investiduras Honoris Causa por año. Este título honorífico es la máxima distinción académica que otorga una universidad, para reconocer el mérito y la valía de una destacada personalidad. Un solemne acto donde se exalta a la docencia y a la sabiduría”.

“El protocolo universitario que conocemos hoy procede del siglo XIX. Aunque en  el siglo XVII ya existían unos usos y costumbres en la universidad. Con Isabel II en 1850 se regula todo el protocolo universitario, desde la indumentaria a las ceremonias. Las primeras ceremonias Honoris Causa en España se celebraron en 1919”. 

“En una ceremonia de Honoris Causa se llegan a los 1500 invitados. Todas las personas involucradas en la organización de la ceremonia reciben formación e información. Se prepara documentación para todo aquel que tiene un papel en el acto, desde los maceros a los de protocolo. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer en cada momento, están muy coordinados. Es la única forma de resolver cualquier incidencia. La logística del evento: desde hotel a transporte, materiales y espacios, banderas, colgaduras, moqueta, obsequio especial, comidas, los trajes de los doctores, los peines y otras necesidades, mil detalles, son trabajo del organizador. Resulta imprescindible contar con personal suficiente. Servicios médicos, auxiliares de protocolo, servicios de limpieza...un batallón”.

 

“El esquema de la Ceremonia Honoris Causa es el mismo para todas las universidades. En el acto a un lado se sitúan los doctores y al otro los invitados. Se inicia el acto con el Veni Creator, un canto litúrgico”.

“El criterio para ordenar a los doctores en la ceremonia es por facultades. Las más antiguas son las más importantes. Y dentro de cada facultad se ordena por titulación. Y dentro de esa titulación los doctores se ordenan por antigüedad de la defensa de su tesis doctoral”.

  

“En algunas ocasiones hemos tenido mesa presidencial de siete y sillas  a un lado y otro del escenario. En la presidencia se sitúan las autoridades que tiene rigor académico, y luego a un lado autoridades civiles y a otro autoridades eclesiásticas”.

“No todos los invitados confirman su asistencia. Siempre disponemos de sillas estratégicamente situadas por si llegan los invitados que no confirmaron. Aunque también sucede al revés. No se presentan los que sí confirmaron.  Si resulta necesario utilizamos figurantes, personal de la universidad, para no dejar nunca huecos libres en las primeras filas. Hasta el último momento siempre se producen cambios”.

“En los asientos se colocan tarjetas para los invitados, en ellas figura el tratamiento, nombre, apellidos, cargo y entidad y lo más importante, el código de ubicación. Para protocolizar el templo donde se desarrolla la ceremonia hemos llegado a estar cinco horas poniendo tarjetas” 

“A los medios de comunicación hay que cuidarlos. Si no pueden hacer bien su trabajo el acto no tendrá repercusión. Cuidamos mucho que esto no suceda”.

“Una ordenación sacerdotal y una investidura de doctores es muy similar. Tiene su sentido puesto que las escuelas se crearon bajo el hospicio de la Iglesia Católica”.

María de la Serna Ramos

“La organización de eventos es el futuro”

“En protocolo, costumbres y tradiciones son experiencia. El protocolo tiene que ser un valor añadido al organizador, por sí mismo, con peso, proyección, y futuro. Hay que integrar el protocolo, sus herramientas, técnicas y experiencia  en el panorama tecnológico actual. Si elegimos la vía del protocolo activo en el ámbito oficial tenemos que formarnos, investigar, estudiar, ponernos al día. El protocolero no ha ampliado conocimientos, no investiga, no estudia, no se renueva, no busca un futuro.

“Se necesita una revisión del RD, de los actos, adaptación a las nuevas tecnologías. Una formación en condiciones, con temarios de calidad, dando difusión y modernizándose. Unimos en programas de formación organización de actos y  protocolo, pero hay que separar las disciplinas. Necesitamos una formación en condiciones, con temarios de calidad, dando difusión y modernizándose”.

“El sector de eventos ha crecido porque ha buscado un camino y ha ido desarrollándose a la vez que avanzaba. Seamos realistas: el organizador de eventos no necesita al protocolero no somos estrictamente necesarios. No es un problema de asociacionismo o reestructuración de asociaciones. Los protocoleros no nos hemos sabido adaptar a la sociedad que se mueve con los avances técnicos. No hemos sabido encajar el protocolo en la dirección que estaba tomando la organización de eventos”.

“Los profesionales de protocolo están indefensos, das la cara a todo.  Necesitamos un apoyo institucional y necesitamos asociaciones, gente unida. Y hacer cosas, mejor o peor, pero hacer. No quedarse nunca quieto”.

“Necesitamos que el protocolo sea útil, que me sirva para mi trabajo. Que sea algo concreto, definido, resolutivo. En la profesión de protocolo hay que trabajar en cuatro aéreas: formación, acceso, difusión y modernización. Yo quiero acceder a mi profesión por méritos, no por dedito. Con una capacitación profesional. Tengo que modernizar el protocolo”.

 “Hay un sector muy pujante, muy creciente en eventos. Los grandes eventos de ahora son un monstruo. En el mercado Español las agencias, las empresas de eventos se han unido para defender sus intereses, porque cuanto más fuerte son más lejos llegan. Coordinación, creatividad y ajuste de presupuestos”.

“Antes buscábamos contenedores de personas, ahora se buscan ámbitos de aprendizaje, espacios donde compartir. Un acto no se hace porque sí. Se busca una puesta en escena, transmitir, vender un mensaje. El evento comunica. Y la comunicación exige un conocimiento de las nuevas formas de comunicar de hoy”.

“Hoy en día a los actos hay que darles otro aire. Hay que adoptar otras herramientas. Hay eventos y hay un futuro. Pero hay que estar bien preparados. Los eventos tienen que ser sostenibles, accesibles y tienen que estar en redes sociales, para recuperar la inversión que se realiza. En eventos se necesitan expertos en muchos ámbitos, profesionales multitarea”.

“Se buscan formas distintas de organizarse, diseñadores para comunicar. Se busca que muchas personas puedan participar en un acto. Puedan compartir experiencias. Hoy utilizamos la neurociencia para comunicar. Actualmente es más importante cómo comunicas, que qué comunicas. Los actos en un elevado porcentaje son tecnológicos. Se transmiten en vivo y en directo en redes sociales”. 

“Saber manejarse en redes sociales resulta imprescindible. Colocar un buen titular que venda tu idea, tu mensaje, que capte la atención de una gran mayoría. No podemos ignorar el poder de las redes sociales”.

“Las Apps han transformado la industria de las telecomunicaciones y el sector de la organización de eventos. Usándolas, entre otras cosas, consigues enganchar a tu público y hacerle participar. A la vuelta de unos años los eventos serán totalmente diferentes a como los concebimos hoy.

Javier Aguado Alonso

“Protocolo y accesibilidad”

“En España el 4% de la población, unos cuatro millones de ciudadanos, tiene alguna discapacidad. Los profesionales de protocolo y de eventos tienen que promover y defender la accesibilidad. Hay que conseguir que todos los eventos sean accesibles. Es más cuestión de voluntad que de dinero.

Pero dentro de los estudios de protocolo no hay enseñanzas sobre accesibilidad, se toca de pasada. Te dicen que los eventos deben ser accesibles pero no te explican cómo”. 

“La ciudad de Ávila es la más accesible de Europa. Han sido capaces de concienciar a todos los sectores de la sociedad”. 

“Los medios de comunicación afortunadamente han evolucionado y ahora hablan en positivo sobre la discapacidad. Los discapacitados son cada vez más visibles. Pero queda mucho por hacer”.

 

“A la hora de organizar un acto nos encontramos con distintas barreras. De lenguaje, de mobiliario, arquitectónicas y la más importante de todas, las barreras mentales ¿Por qué se disimula o esconde muchas veces al intérprete de lengua de signos? 

“No tenemos que hacer un montaje excepcional. Ante todo normalidad. Eso sí, que el local donde lo vayamos a celebrar tenga todos o casi todos los parámetros de accesibilidad imprescindibles que se requieren. Hemos de intentar una fácil movilidad de las personas con discapacidad que allí se vayan a dar cita”. 
  

“Las personas ciegas están muy bien integradas. Los problemas surgen cuando vienen a nuestro acto personas en silla de ruedas. Muchas veces tienen que acceder al evento por la zona de carga y descarga, o de servicio. Por favor, valoremos muy bien los espacios donde realizar un acto”.

  

“Cuando trabajamos o interactuamos con personas ciegas, sordas o con otras discapacidades lo más importante es actuar siempre con naturalidad. Cuando, por ejemplo, hablamos con una persona ciega no hay porque tener miedo al lenguaje que utilizamos con ella. Tenemos que darle datos, mucha información verbal para guiarle por nuestro evento. Afortunadamente hoy en día los perros guía, que deben ir perfectamente identificados, pueden acceder a todos los espacios y lugares”.

“Conviene facilitar el cronograma al intérprete de lengua de signos, es importante contarle cómo se va a desarrollar el acto. Forma parte activa de ese evento. El punto de luz debe ser cenital, para que se vean bien sus manos.  Suelen vestir de negro y llevar el pelo recogido, para evitar distracciones. Conviene colocarles cerca una mesa con agua, pues vocalizan mucho”.

“Las puertas y los ascensores deben tener una anchura libre que permita el paso de sillas de ruedas (0,90 m mínimo) Los pasillos deben tener un ancho mínimo de 1,20 m.

Cuando tenemos un escenario en el que vayamos a ubicar una Mesa Presidencial habrá que cuidar la altura de la tarima, no debe superar 30-40 cm. Conviene instalar una rampa entre 5 y 8%. Al colocar las sillas en la mesa hay que retirar la silla de la persona que utiliza silla de ruedas. Debemos revisar las alfombras y que las moquetas estén bien pegadas”. 

“El baño de discapacitados suele estar cerrado a cal y canto, pero por qué. Es absurdo que la persona que necesite usarlo tenga que acabar destacando, llamando la atención de todos”.