Curso de Eventos Culturales en El Batel

El Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) de Elche, Alicante, ha organizado, en colaboración con el Auditorio y Palacio de Congresos el Batel de Cartagena, el curso estival “Protocolo y Organización de Eventos”.

Durante los días, 4 y 5, 11 y 12, 18 y 19 de Julio tres cursos altamente especializados, “Protocolo Institucional y técnicas para la Organización de Eventos”, “Eventos Culturales” y “Protocolo en la Empresa”, con una duración de dos días cada uno, han permitido una oferta formativa singular y muy adaptada a las nuevas demandas de empresas e instituciones.

He tenido la posibilidad de asistir al segundo curso formativo “La Organización de Eventos Culturales”, donde se nos aportaron conocimientos desde muy diversos puntos de vista. Los ponentes realizaron un práctico y actual análisis de los distintos conocimientos, disciplinas, capacidades, técnicas y estrategias que nos servirán para mejorar los objetivos marcados, y reputación de cualquier evento cultural o deportivo que lleve a cabo una institución, fundación, empresa privada, entidad o asociación.

El jueves 11 de Julio, el Doctor Jorge J. Fernández nos habló de liderazgo, habilidades de comunicación y gestión eficaz del tiempo. Y de la organización de eventos culturales y deportivos. Explicó Dr. Fernández que el liderazgo es un arte, una combinación de características innatas y otras aprendidas, en beneficio del bien común. Comentó que en cualquier actividad que realicemos lo primero de todo es confiar en uno mismo, y después en su equipo de trabajo. Recomendó  invertir la pirámide y prestar atención a los segmentos más bajos, que suelen tener más información que los que están arriba. A lo largo de su ponencia, entre otras muchas, escuchamos algunas frases que nos hicieron meditar:

-    “Se gestionan los recursos y se lidera a las personas. Un buen líder escucha siempre con empatía”

-    “No se pueden controlar los sentimientos hacia los demás, pero sí el comportamiento”

-    “Aferrarse a paradigmas obsoletos nos paraliza mientras el mundo avanza y evoluciona”

-     “El que no arriesga no triunfa jamás. Hay que ser valientes y luchar día tras día”

-       “No soy mejor que nadie, pero sí soy diferente”

-       “Con determinación siempre se puede lograr lo que queremos”

Respecto a las habilidades de comunicación Dr. Jorge Fdez comentó que una  comunicación eficaz nos permite transmitir mucha información. “Hablamos más que escuchamos, y hay que escuchar mucho más. Hay que aprender a entenderse con los demás”. Y para ello es preciso dominar la comunicación verbal y no verbal. Una de las claves es saber escuchar. La escucha activa. Sin interrumpir, sin juzgar, sin ofrecer ayuda prematura, con empatía. La comunicación debe ser precisa, clara en la argumentación. Con un mensaje muy bien estructurado. El emisor debe tener claro qué quiere decir, qué sabe decir y que va a decir. Teniendo en cuenta siempre a qué tipo de audiencia se dirige.

Cuando Dr. Fernández trató el tema de la gestión eficaz del tiempo comentó que “No le damos al tiempo el valor que tiene. El tiempo es limitado, no recuperable. Es el mismo para todos. El tiempo es igual a resultados, a dinero”. Recomendó trazarse unas metas diarias y cumplirlas. Definir lo que es prioritario, registrar períodos de tiempo para actividades concretas, y realizar siempre primero, al inicio de la jornada, lo que más incómodo o complicado nos resulte. Hay que ser pro-activo y aprender a delegar con claridad  y precisión. “Cuando se trabaja en equipo debe primar el respeto, la autoestima, la educación, organización, motivación y responsabilidad. Nunca dejarse llevar por la inercia, por los acontecimientos”.

Para hablar sobre la organización de eventos Dr. Jorge J. Fernandez nos expuso y analizó diferentes ejemplos de eventos deportivos, “que siempre resultan más complejos que un evento cultural. Al pensar en eventos deportivos hay que ser más productivos y realistas”. El ponente fue desgranando todo el proceso de diseño, planificación, producción y ejecución.  También nos comento que “todo evento está lleno de actos”. Insistió en qué lo primero que hay que preguntarse es: para qué organizamos el evento. Importante también es pensar y prever  “todo lo que puede ocurrir antes de que ocurra”. “Hay que ser positivos y no ver problemas sino soluciones. Y nunca conformarse con la mediocridad. Hay que fidelizar al cliente  y ser diferente a los demás”.

El viernes 12 de julio, el profesor Daniel Simón nos definió que es cultura. Nos habló de las habilidades y conocimientos de los que debe disponer un gestor cultural. De cómo se desarrolla un proyecto cultural. Abordó, paso a paso, la producción y la organización de conciertos, festivales y exposiciones.

Insistió Simón, en varias ocasiones, que lo primero que debemos hacer al  plantearnos realizar un evento es “tener muy claro el objetivo y finalidad del mismo. Así fluirán las ideas mucho mejor”. En base al público que queramos llegar elegiremos una artículo u otro. Hay que analizar bien el entorno del sector. Es más importante preocuparse por la calidad de los eventos que hagamos, que por la cantidad. Un buen gestor cultural debe tener sensibilidad, gusto, criterio e intuición. Y tiene que estar dispuesto a arriesgar. “Se pueden superar muchas cosas, pero la falta de iniciativa no”.

Comentó el profesor Daniel Simón que en la organización de eventos culturales hay que innovar formatos. Las últimas tendencias/necesidades apuestan por el formato remix y las uniones inéditas. También es preciso trabajar en nuevas sinergias y conexiones. Hay que inventar que hacer a continuación y hacerlo. El artista es el que ve una conexión antes que los demás. Resulta imposible abarcarlo todo. Hay que elegir bien a los clientes y subcontratar empresas del sector, preferiblemente a los autónomos que son siempre más cercanos. Tenemos que ayudarnos aunque seamos competencia. Es necesaria la especialización.

Durante la ponencia Simón nos matizó cada una de las partes de un proyecto cultural. Contexto, definición, modelos de gestión, producción, evaluación  y referencias. Nos habló de las peculiaridades de los distintos tipos de conciertos (gira, bolo promocional, bolo de artistas noveles y festival) Nos puso un ejemplo, paso a paso, de lo que sería organizar un concierto. Resultó muy práctico y didáctico. Apasionante. También no mostró un ejemplo de una exposición cultural.

Terminó su ponencia hablando de la importancia, hoy en día, de la comunicación 2.0 para difundir los eventos culturales. Para gestionar perfiles en redes sociales conviene ponerse en manos de profesionales. Los Comunity Management  cuidan y gestionan la comunidad. Y los Content Curation crean y recomiendan contenido. A lo largo de su intervención también escuchamos algunas frases para recordar:

-   “Los aspectos protocolarios de un concierto (si habrá discurso, rueda de prensa, 
    reserva  de asientos para autoridades, zona vip) conviene concretarlos previamente 
    con el manager. Es de sentido común”

-    “El productor de un concierto tiene que disponer de conocimientos y contactos. 
     Y traer calma al caos que se produce minutos antes de iniciarse el concierto”

-      “Es clave saber encontrar una conexión entre el artista y el público”

-      “Hay que concretar en acciones palpables el objetivo del programa”

-      “Si se mezclan diferentes estilos musicales en un festival sin coherencia corres el 
     riesgo de quitarle prestigio y público”

-      “Algunos ayuntamientos están cediendo gratis instalaciones al promotor, para no 

     perder oferta cultural interesante” 

El curso se caracterizó por una alta participación de los alumnos, lo que permitió el análisis

de múltiples casos prácticos, y el intercambio de puntos de vista sobre los temas impartidos

por estos dos excelentes ponentes.  

El Auditorio y Palacio de Congresos El Batel de Cartagena fue galardonado en la XII Bienal Española de Arquitectura. Belleza e innovación. Digno de visitar. Con múltiples posibilidades para desarrollar todo tipo de eventos. El edificio es obra del estudio de arquitectura Selgascano, formado por los arquitectos madrileños José Selgas y Lucía Cano, cuyo proyecto fue seleccionado en un concurso internacional convocado en el año 2001. Abrió sus puertas a finales de 2011.