Congreso de Protocolo y Eventos, Caminando Juntos, Xacobeo’21

 

Por iniciativa del Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos (OPPE) se celebró del 11 al 13 de noviembre el Congreso de Profesionales de Protocolo y Eventos, Caminando Juntos, en el salón de actos de Abanca, en Santiago de Compostela.

El congreso que reunió a profesionales de protocolo de toda España fue inaugurado por Alberto Núñez Feijóo, presidente de la Xunta de Galicia, José Sánchez Burgallo, alcalde de Santiago de Compostela, Julian Barrios, arzobispo de la Catedral de Santiago de Compostela, y Rafael Vidal, presidente de OPPE.

Me siento muy afortunada de haber podido vivir esta experiencia, que además de sumar en conocimiento a través de las ponencias y mesas redondas celebradas me ha permitido reencontrarme y hacer nuevos amigos. Valoro, reconozco y agradezco el gran trabajo realizado desde la OPPE para hacer realidad este Congreso. 

Durante el Congreso que se pudo seguir también a través de streaming, se abordaron muchas cuestiones sobre los cambios que se están produciendo en el ámbito del protocolo y los eventos. Se habló sobre la necesidad de propiciar un protocolo y unos eventos, desde las instituciones públicas y entidades privadas que se correspondan con las necesidades actuales y de futuro.

Con mucha humildad me atrevo a compartir parte de lo que escuchamos estos días. Pensando sobre todo en aquellos que ni de forma presencial ni virtual pudieron asistir al Congreso. Espero que nadie compare ni se moleste por dedicar más o menos espacio a unos u otros ponentes. Intenté hacerlo con mucho respeto, lo mejor que pude. 

Ponencia inaugural, De Jaca a Santiago. Protocolo en el Camino.

Javier Carnicer, jefe de Protocolo del Gobierno de Aragón. José María Gimeno, jefe de Protocolo de las Cortes de Aragón. Gemma Fernández-Ges, jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Zaragoza. José Luis Angoy, jefe de Protocolo de la Diputación de Zaragoza. Mercedes Mairal, técnico del servicio de Protocolo del Gobierno de Aragón.

Con una exposición magistral nos mostraron y explicaron a través de imágenes como el protocolo es el mejor camino para hacer las cosas bien. Resumir cómo nos lo explicaron resulta imposible. Aporto alguna imagen para dar una ligera idea. 

“La piedra de la catedral nos muestra mucha liturgia y mucho protocolo”.

“Los personajes hablan, buscan el acuerdo”.

“Orden, composición, ubicación, todo comunica”.

“El protocolo, mensaje de perfección”.

“Estamos haciendo lo mismo desde hace siglos”.

“Nos encontramos con verdaderos programas de protocolo en piedra. Comunicación a través del relato”. 

 

 

El gran reto en la profesión de hoy: eventos sostenibles y de responsabilidad social corporativa. Marcos Ramírez Berceo, Volunteering and CSR Consultant.

“Todo evento puede y debe ser sostenible. Os invito a calcular vuestra huella ecológica”.

“Si no hay ética no puede darse la responsabilidad social”.

“Todos recibimos y provocamos impactos en la sociedad. Nuestras decisiones y acciones son clave en el presente y futuro. Es necesaria una lianza entre empresas y sociedad civil”.

“En un evento sostenible y de responsabilidad social corporativa hay que estudiarlo todo. Transporte, instalaciones y espacios de celebración. Proveedores de materias y servicios, consumo responsable, restauración y catering. Difusión y comunicación del evento y de las iniciativas de sostenibilidad”.

 

Los eventos desde una perspectiva de género.

Isabel Gil Rosiña, consejera de Igualdad de la Junta de Extremadura.

“Necesitamos proyectar ejemplos de mujeres. Las que estamos en lo público tenemos que corregir aquello que no es correcto, seguimos estando en la antesala. Tenemos que evitar tanta autoexigencia y crítica entre nosotras mismas”.

“Hay que tener una mirada igualitaria, intentar ser un reflejo de la sociedad que ha ido cambiando y va siento más paritaria. Se analiza y critica demasiado la actitud, la imagen y lenguaje no verbal de las mujeres”.

Mesa coloquio. Perfiles, acceso y posición de los profesionales de protocolo en la estructura general de las entidades públicas y privadas.

Modera: Carlos Fuente Lafuente, vicepresidente de OPPE.

Isabel Figueira Raña, jefa de Protocolo de la Xunta de Galicia.

“Necesitamos reciclaje, siempre es un valor añadido. Cuanto más formados mucho mejor. Somos profesionales de protocolo y así se nos tiene que definir”.

Ana Garrido Ruso, jefa del Departamento de Protocolo y Relaciones Públicas del Ayuntamiento de Santiago de Compostela.

“Debemos abogar por colegiarnos para evitar el intrusismo profesional”.

“El departamento de protocolo debe depender de la máxima autoridad de la institución. En el caso de un ayuntamiento del alcalde”.

Virginia Navarro Landa, jefa de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Diputación de Córdoba.

“Debemos hacer todo lo posible, exigir, que se incorporen graduados, personas formadas en protocolo en las administraciones públicas”.

Ramón Peche, jefe del Servicio de Protocolo y Relaciones Institucionales del Ayuntamiento de Aranjuez.

“Hay que primar la exigencia formativa, la capacitación académica. Cualquiera no puede hacer protocolo”. 

Visión actual del protocolo de Estado y de la organización de eventos en general. Alfredo Martínez Serrano, embajador de España en Canadá y exjefe de Protocolo de la Casa de S.M.

“Donde ha sociedad hay protocolo. Resulta indispensable para regular el cómo y el cuándo. Engloba el campo normativo, la forma, la organización y la relación entre protocolo y comunicación”.

“Cambian la antropología y las relaciones institucionales. Los problemas son globales, nuestra disciplina tiene que adaptarse. Es necesaria la especialización rigurosa, la interconectividad. Protocolo es equilibrio, facilita la convivencia”.

“Dentro de actos muy ejecutivos hay que mantener el valor de los símbolos, las estructuras comunes que expresan los símbolos. Procurar los substratos comunes que nos identifiquen a todos”.

“Resulta indispensable lo audiovisual, la comunicación multidireccional. La emotividad de la audiencia es fundamental. Equilibrio, preservando los valores fundamentales. No podemos negar el cambio de época, hay que adaptarse, hay que englobar”. 

“El Real Decreto de Precedencias desde el punto de vista técnico se debería reformar, porque desde el año 1983 al momento actual España ha cambiado mucho. Pero esa reforma requiere un clima de consenso político que no se da ahora mismo”.

“La monarquía encarna a la nación. Trabajamos en la constitucionalidad, funcionalidad de la institución y ejemplaridad”. 

Proyección y tendencia del protocolo en eventos de carácter internacional. Nicolás de la Grandville, embajador de la Unión Europea en Noruega y exjefe de Protocolo de la Comisión Europea.

“La codificación del uso de las banderas es un tema sensible para las instituciones”.

“En protocolo necesitamos de mucha diplomacia y creatividad para arreglar y solucionar las cosas. No se puede decir que la autoridad no quiere asistir, participar, hablar”.

“Todo cambia mucho y muy rápido. Hay que crear puentes entre instituciones y personas”.

¿Asociación versus colegios para la profesión?

Juan Raposo Arceo, Profesor titular de la Universidad de A Coruña.

“Sí sería partidario de un colegio profesional, pero reconozco que el tema es complejo

“Un colegio profesional aporta mayor rigor y facilidad en la canalización con las instituciones”.

“Existe una gran diferencia entre un colegio y una asociación de profesionales. El colegio profesional sirve para ordenar el ejercicio de la actividad profesional, es un vehículo de control”.

 

Mesa coloquio. Normativas y costumbres aplicables en el ámbito local y autonómico. Problemáticas, posibles soluciones, alternativas a cargos no contemplados y evolución de sus eventos.

Modera: Josep Solá Parés, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Terrassa.

Alfonso Yagüe, director de Comunicación y Protocolo del Ayuntamiento de Yecla.

“En 2005 en Yecla pusimos en marcha nuestro propio Reglamento de Protocolo, Ceremonial, Honores y Distinciones, que hemos ido reformando y actualizando”.

José Alfredo Escobar, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Arona. 

"Nos basamos en tres normativas, y claro que resulta difícil ordenar en ocasiones".

Mariana Sáez Larrea, responsable de Protocolo del Gobierno de La Rioja.

“Tenemos una normativa reguladora que se queda un poco escasa. Yo suelo hacer una comparativa con otras comunidades autónomas. Necesitamos un modelo más claro de precedencias”.

Gemma Fernández -Ges, jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Zaragoz

“Pactamos, nos atenemos a lo que hemos acordado entre nosotros”.

José Luis Angoy, jefe de Protocolo de la Diputación de Zaragoza.

“Si asistieran a un evento otras confesiones religiosas habría que recurrir al protocolo comparado”

Ramón Peche, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Aranjuez.

“Nuestros alcaldes casi siempre se ven obligados a ceder precedencias”.

 

Al otro lado del catering. Creadores de sensaciones.

Modera: Julia Gil, directora de Protocolo del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones.

Luis Veira, chef del restaurante Árbore da Veira.

“La competencia es sana. Un compañero te levanta un evento y no hay que enfadarse. Hay que saber reconocer errores, evaluar y ponerse las pilas. Todos tenemos que tirar del carro, unidos”.

"Queremos hacer ciudades gastronómicamente potentes. Las ganas de aprender, de evolucionar tienen que ser constantes, como en toda profesión. Y compartir conocimiento, abrir puertas. Sin creatividad no avanzas".

“Hay que saber escuchar, abrir los ojos, los cocineros tenemos ideas, hay que evolucionar. En una ocasión me pidieron una boda en blanco y negro y salió genial. Hay que saber llegar a la gente".

Hermano de Pepe Solla, chef de Casa Solla.

"Se buscan sitios muy significativos, un evento más personalizado. Se necesita un gran equipo. Los cocineros han salido de la cocina, son grandes comunicadores".

 

Premio Europeo Carlos V. Organización, coordinación entre instituciones y acto principal del Día de Europa en España. La entrega de la distinción a la canciller Federal alemana, Angela Merkel.

Jesús López Santana, jefe de protocolo de la Junta de Extremadura.

“El acto dura una hora y parece sencillo, pero en la semana previa gestionamos y coordinamos muchas voluntades e intereses y sería imposible sin trabajar todos haciendo piña”.

“Hablamos de un acto de un gran engranaje, el Premio Europeo Carlos V, donde muchos profesionales de protocolo tienen que trabajar de forma conjunta. Unos 300 invitados y 200 de personal, usando tres idiomas”.

“Mucho cuidado con las fotos de autoridades en escaleras, las de la imagen eran de las peligrosas, hubo que vigilar que no se nos matara ninguno”.

“Una anécdota, la señora Merkel preguntó qué tipo de aceituna daba el olivo y no lo sabíamos ninguno”.

“Trabajar las fotos de familia nos lleva mucho tiempo y coordinación, hay que estudiarlo todo”.

“Si no garantizamos que los medios de comunicación puedan hacer bien su trabajo, vamos mal”.

 

 

La organización de los congresos del bienestar de la Cadena SER y grupo Prisa. Miguel Montañés, Eventos del grupo Prisa.

“Hay que darle más importancia al día después del evento”.

“Es necesario analizar el evento desde distintas ópticas. Con gestión ordenada, siendo permeables, humildes, recogiendo sugerencias, aportando frescura. Innovando, generando interés”.

“Gestión 360º del evento, antes, durante y después. Eventos vivos, con enfoque claro, con una imagen y producción unificada, con más oportunidades comerciales”.

“Lo que funciona se mantiene y se mejora. La sugerencia se prueba y se valora”. 

 

Caso volcán de La Palma. El papel de protocolo en la gestión de crisis.

Lucía Suárez, adjunta a la jefatura de Protocolo de la Presidencia del Gobierno de Canarias.

“La colaboración de todas las instituciones, la unidad, lo facilita todo”.

“Favorecemos que las personas que gestionan la crisis transmitan bien su mensaje. Acercamiento a las personas afectadas, que sean escuchadas. Cuidado y delicadeza”.

“Para gestionar los cambios que se producen al momento hay que tener la agenda muy bien actualizada. Establecer un orden en la actividad de los medios de comunicación, programando con rutina sus intervenciones. Transparencia y fiabilidad”.

“El protocolo es orden social. Hay momentos que nos vemos desbordados por las visitas de autoridades. Hay que buscar alternativas y ser muy conscientes de las personas que están viviendo una situación dramática”.

“Hemos aprendido que el protocolo se adapta a todo, a trabajar en escenarios que no habíamos ni imaginado. Con la Covid todavía presente, Canarias se enfrenta a otra crisis: el volcán de La Palma”.

“Escuchar el volcán para muchos se está convirtiendo en un tormento. La isla de La Palma es la quinta en tamaño, allí habita una importante comunicad científica. Es la ventana más importante del mundo al Universo”.

“Hay que lanzar mensajes de futuro. Con su permiso quiero compartir esto de mi compañero Jaime Pérez: “Los palmeros necesitan calor, sentirse acompañados en este viaje. Pero sobre todo merecen gestión, realismo, madurez. Coger aire, seguir viviendo con firmeza”.

Morderse la lengua. Corrección política y posverdad.

Darío Villanueva, académico de la Real Academia Española y ex rector de la Universidad de Santiago de Compostela.

“Me parece escandaloso usar tanto anglicismo. Por decirlo en inglés no tiene más valor, más importancia”.

“Culpabilizar a las palabras de las realidades no tiene sentido. A la lengua hay que tenerle respeto. Un lenguaje en masculino no significa discriminar a las mujeres. Aunque la cortesía aconseja a veces el doblete correspondiente”.

“He estado siempre muy bien arropado por el personal de protocolo, han estado en misma sintonía. Pero sí he presenciado algún conflicto por el tema de los egos”. 

“Hay que buscar un equilibrio entre mantener las tradiciones y la realidad actual. España es un país equilibrado que sabe aplicar el protocolo sin excesos”.

“En la Real Academia Española se trabaja con el máximo rigor, no queremos fastidiar a nadie. Se producen consultas, solicitudes, quejas, exigencias muy peculiares. Por ejemplo, contactó con nosotros un señor que se sentía muy ofendido, se apellidaba chapero”. 

 

La organización de eventos en los partidos políticos: campañas, congresos y otros actos. Alfonso Hermida, responsable de los Actos Públicos del Partido Socialista Obrero Español.

“Lo que hagamos tiene que transmitir lo que queremos. Hay que escenificar el mensaje, adaptándose a las situaciones. Hay que plantear objetivos, y cómo hacerlo”. 

Relaciones Institucionales. El nuevo papel del profesional directivo en protocolo y organización de eventos.

Antonio Rodríguez de Rivera, director de Eventos Corporativos y de Relaciones Institucionales del Banco Sabadell

“En relaciones institucionales hacemos muchas cosas. Trasladar de forma transparente la información relevante sobre un sector, actividad o colectivo a las administraciones públicas, instituciones o privadas”.

“La comunicación online ha cambiado no el objetivo de nuestro día a día, pero sí la forma de llegar a él”.

“Yo apuesto por encontrar posibles puntos de acuerdo, generar relaciones de cooperación, lanzar iniciativas y mantener una base de mutuo interés. Los favores bien entendidos no se compran, se ganan”.

“Si nos llamamos y nos apoyamos todos, fortalecemos las relaciones institucionales”.

“A veces se pone a la empresa al final del programa, cuando es ella quien paga la fiesta. Hay que buscar la proporcionalidad entre lo público y lo privado. Llego y hay sentadas 77 personas, el mío es el 78, me piden explicaciones en casa”.

 

Comunicación, ¿Por qué contratar un organizador de eventos?

Mónica Fuciños, Event Planner, Sales Executive.

“Y por qué contratar a un organizador de eventos. Un buen profesional debe tener vocación de servicio, saber liderar equipos, capacitación, experiencia, contención y pasión por lo que hace”.

“Tenemos que trabajar para emocionar, comunicar. Dejar huella”.

“Un organizador de eventos tiene que conocer el mercado, las tendencias. Brindar asesoramiento en ambientación, evaluar y estudiar las costumbres del cliente, evaluar los posibles imprevistos con soluciones alternativas. Planificar y coordinar”.

 

El protocolo como aliado de la comunicación política.

Marina Fernández, directora de Comunicación y Relaciones Institucionales de la Escuela Internacional de Protocolo.

“En la imagen vemos a Angela Merkel dando la mano a su máxima rival política. Unidad ante la desgracia, no es necesario dar ningún discurso”.

“Michelle Obama colocó su mano sobre la espalda de la reina Isabel II, cómo pensáis que reaccionó ella. Pues como sabía que la prensa iba a destrozar a su invitada por atreverse a tocarla en vez de apartarse correspondió con el mismo gesto, colocando su mano sobre la cintura de Michelle. Porque es una gran profesional y sabe mucho de protocolo. Usemos el protocolo con cabeza”.

“Un error con las banderas puede ser serio. Un ejemplo, cuando la bandera filipina ondea al revés significa declaración de guerra. Pues así se colocó en un encuentro, las autoridades sentados delante de las banderas sonríen, pero en la calle la gente se alarmó”.

“La etiqueta habla alto, puede trasladar un mensaje político, también lo hace el lenguaje no verbal. Si lo hacemos bien como con la etiqueta de los calcetines del presidente de Canadá, marca sonrisa. Pero si nos equivocamos…”

“Me gustaría reflexionar sobre la relación de protocolo y política. El protocolo es el aliado perfecto, el traductor para que el mensaje político llegue al ciudadano”. 

 

Ceremonial en los actos en la Catedral de Santiago.

Elisardo Temperán, prefecto de Ceremonias de la Catedral de Santiago.

“Cuando voy a celebrar nunca sé qué me voy a encontrar, a un peregrino emocionado o a una alta autoridad. Sí celebramos en la Catedral actos fechados y estipulados. Me coordino muy bien con las compañeras de protocolo del Ayuntamiento y de la Xunta”. 

 

Las emociones en los eventos.

Luis Ferrer i Balsebre, psiquiatra y académico numerario de la Real Academia y Cirugía de Galicia.

“Emoción significa empujar hacia algo. Lleva implicada una conducta espontánea, orgánica. No pasa por el filtro de la razón. Las principales emociones son: miedo, sorpresa, aversión, ira, alegría y tristeza”.

“Las fobias lo son porque todas ellas en su momento se cobraron vidas. Al poder pensar podemos proyectarnos hacia el futuro. Tenemos dos inteligencias, dos cerebros: racional y emocional. El cerebro emocional nos salva”.

“Con la cabeza se piensa, con el corazón se siente. Una emoción muy fuerte gobierna nuestra conducta”.

“El protocolo define las reglas de las relaciones humanas para que estas sean posibles. El evento se define como un suceso importante y programado de índole social, académico, artístico o deportivo”.

“El protocolo establece unas reglas para una relación humana adecuada a un contexto determinado. Su función es guiar o regular determinadas acciones para evitar incidencias. Elimina incertidumbres, orienta y asegura. Ayuda a contener las emociones para facilitar respeto, integración y comunicación. Vivimos en un Emocionato que nos debilita”.

“Símbolo quiere decir lo que une. Los símbolos, estos rituales, se han ido debilitando y así desaparece la comunidad. Internet ha propiciado una bulimia comunicativa a golpes de emoción. Toda la publicidad va orientada a generar emociones”.

“Se busca provocar, sentir emociones y con ello generar conductas, porque resulta muy rentable. Las redes sociales no crean comunidad, sociedad, generan una comunicación narcisista, vacía”. 

“Si dejamos las emociones sueltas, descontroladas, podemos tener una calamidad. El protocolo tiene una función domesticadora de las relaciones humanas. Más que nunca hacen falta profesionales como ustedes”. 

 

Debate abierto. El tratamiento protocolario de las autoridades en las empresas y la cesión de presidencia. Nuevos formatos de la empresa. Pautas claves.  

Francisco Javier Vilariño Torreiro, gerente de Relaciones Institucionales y Protocolo de Abanca.

“Si algo define al protocolo es la calidad y excelencia”.

“El manual interno de protocolo de empresa marca las pautas de interacción. Debe ser un documento flexible, adaptado, vivo. Debe estar avalado por la cúpula de la empresa”.

“Abogo por el peinado de autoridades, y de todos los grupos invitados. No se invita a alguien para tratarle mal y no darle el trato que merece. Hay que evitar la arrogancia, hay que tender siempre puentes”.

“Es importante fijar públicos objetivos. Debemos ser más selectivos a la hora de invitar a las autoridades. Cedemos a las máximas autoridades, pero sólo la presidencia no más puestos”.

“Todos nos debemos a nuestros superiores, no es fácil hacerles entender que se les desplace. Los empresarios son embajadores de un territorio. A las autoridades les conviene también arroparles, hay que equilibrar”.

“Debemos entablar buenos vínculos entre el protocolo institucional y empresarial. Apoyarnos, tener empatía”.

“Hay que hablar más de nuevas herramientas que de nuevos formatos”.

Mar Gil González, especialista en eventos corporativos, trabajando en el sector de la industria farmacéutica.

“La empresa es pionera, siempre va abriendo camino, por el gran enfoque marketiniano”.

“Hay que coordinar a mucha gente en eventos virtuales. Pero cuidado con los formatos innovadores, depende del público funcionan o no”.

“Los eventos virtuales han venido para quedarse. Muchos ya han realizado la inversión. Hoy mismo celebramos un evento híbrido”.

 

Gema Martos Caballero, directora de protocolo de CaixaBank.

“Invitamos a las autoridades porque es beneficioso, pero también nos puede restar protagonismo a la empresa, aunque la balanza se inclina a invitarles”.