3er Foro Interprofesional de Organización de Eventos y Protocolo, organizado por AEP Comunidad Valenciana e IMEP.

La Delegación de la Comunidad Valenciana de AEP y el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) en colaboración con el Centro de Negocios de Alicante, celebraron el ayer tarde el 3er Foro Interprofesional de Organización de Eventos y Protocolo. Con el objetivo de promover la formación continua y el reciclaje de los profesionales de este sector, y para compartir conocimientos, experiencias y vivencias. El presidente de la AEP, Juan Ángel Gato; y la Delegada Territorial en la Comunidad Valenciana de la AEP, Concepción Alhama, fueron los encargados de la apertura oficial.

Dos profesionales de referencia en la provincia de Alicante expusieron a través de casos prácticos, de su experiencia profesional y personal, la evolución y la realidad de los eventos en el sector MICE. La primera sesión “Del evento ferial tradicional al evento 360º” corrió a cargo de Esther Guilabert, responsable de Comunicación en IFA. La segunda intervención ¿Profesión o función? “Presente y futuro del Event Management en empresas y destinos turísticos”  fue impartida por José F. Mancebo, director del Patronato Provincial de  Turismo Costa Blanca.

Esther Guilabert, responsable de Comunicación en IFA.

“Llevo trece años en esta profesión. Es una profesión interdisciplinar que cambia a mucha velocidad. Que precisa de profesionales multidisciplinares y polivalentes. Que nos exige no quedarnos nunca solamente con nuestros primeros estudios. En esta profesión se requiere de formación constantemente. Los profesionales de este sector tienen que saber de comunicación, de protocolo, de publicidad. La pasión y el esfuerzo diario diferencian a un buen trabajador de otro normal. Un Project Manager que tenga una visión multidisciplinar, y esté siempre diseñando y ejecutando una estrategia resulta imprescindible. Hay que vivir el momento, no se puede esperar a una cita anual para presentar una novedad en una feria”.

“A lo largo de estos años me han preguntado muchas veces cómo surge una feria. Conviene tener claro las tipologías de ferias: profesionales, mixtas y de público. Al diseñar un nuevo certamen el primer paso ha de ser establecer las directrices del evento. Con cada nuevo proyecto debemos diferenciar lo primero entre un evento propio, un evento externo y un evento mixto. Una vez que tenemos un proyecto que creemos válido hay que corroborar esa primera impresión con el sector que lo sustenta”. 

¿Tienen futuro las ferias? “Yo siempre contesto: depende. Depende del sector así como del producto y el servicio. Las ferias constituyen un punto de encuentro dónde verse las caras y darse un apretón de manos. El futuro de las ferias pasa por la especialización y la internacionalización. Las ferias tienen que vendernos toda una experiencia.  Deben aportarnos mucho más que una mera exposición de productos. El consumidor que acude a las ferias va de forma voluntaria, busca ocio y generalmente va en compañía. Hay que ofrecer nuevas sensaciones. Para generar experiencias hay que ir más allá de la simple exposición, hay que trabajar en actividades paralelas tanto antes como después de la feria. El profesional que trabaja en la organización de ferias debe saber mucho de comunicación, de producción, de riesgos laborales y de mucho más.  Hacemos absolutamente de todo. Hay que formarse, ser activo. La organización de eventos está muy vinculada a la comunicación, deben ser parejos”.

                 Jose F.Mancebo, director del Patronato Provincial de Turismo Costa Blanca.

                 

               

“Hay que segmentar, intentar diversificar pero en función de unos criterios. Eso no significa dispersarse al contrario significa poner foco. Hay que definir una estrategia en función de unos objetivos. Hay que preparar los eventos mucho mejor. El evento es un medio no un fin. Los eventos tienen que vender, tienen que estar preparados para repercutir positivamente. Hay que adaptarse y descender a lo que se demanda hoy. La eficacia de un evento se mide en el contexto de un plan. No en el propio evento. Cuando la empresa privada y/o la pública entiendan que el evento les aporta un valor añadido, entonces no pensaran en cuánto me gasto sino en cuanto ingreso. El evento es comunicación, siempre una inversión no un gasto. En organización de eventos no hay que desechar aquello que nos vale. Cambia lo que no te funciona. No tengas miedo nunca de equivocarte. Evalúa”. 

“Desde el punto de vista profesional yo diría que no existe el intrusismo. Contra el intrusismo, el liderazgo. Hay que ser el primero que ejecuta, promueve, recicla, que lleva adelante eventos que no se habían producido antes. Hay que ser líder, pionero, abrir campo. No hay que estar pendiente del que viene detrás. Te copiarán, por supuesto, pero bueno pues que copien. Publica, comparte lo que haces, tus experiencias. Mientras te copian tú haces cosas distintas. Eso sí ya os digo que resulta agotador. Pero es el mercado donde nos toca estar. Contra la improvisación la organización”.

“Vamos a definir si los eventos es un sector como tal hoy. Y si existe o no la figura del Event Management,  del gestor, del promotor de eventos. El primer punto sería preguntarse si los eventos son rentables para las empresas o no. Hay que pensar los primero en cuánto me va a costar un evento. Una de las cuestiones en auge y más reseñables es el componente On line de los eventos”.

“Hoy en eventos las reuniones y los seminarios son los que tienen mayor preponderancia en este momento. Le siguen las convenciones y los congresos. Un punto donde el evento puede ayudar mucho es en el lanzamiento de nuevos productos en el mercado. El sector de eventos es plenamente horizontal. Muchas pequeñas partes beben de él. Es una actividad que integra la comunicación, las artes graficas, el sector del turismo, del comercio, del transporte, de todo lo que forma parte en ese congreso, convención, feria o lo que fuerte”.

“Yo distinguiría dos tipos de clientes, el organizador, es decir, la firma que está tras cualquier tipo de evento, la empresa pública o privada. Y después el cliente que asiste al evento, el público para el que va dirigido el evento que siempre estará mediatizado”.

“En todo esto de los eventos estamos en una ola. Tiendo a pensar que es creciente. Deberíamos preguntarnos si puede la tecnología sustituir al trato humano. En algunos casos nos ayuda la tecnología, y en otros no tanto, porque no pueden sustituir al trato humano. Conforme evoluciona una tendencia, evoluciona otra y otra que suplen las carencias del mercado. Tenemos que adaptarnos al entorno. Debería combinarse el trato directo con el digital. Nunca contraponerse. La clave de todo esto yo diría que es si el evento es un elemento estratégico o no para la empresa. Hoy por hoy hay que hacer mucha pedagogía con lo que estamos comentando. El reto es convertir el evento  en estrategia para la comunicación de las empresas”.